Une étude reçoit chaque jour des pièces comptables qui touchent à deux mondes : les factures de l'office (loyers, logiciels, fournitures) et les pièces des dossiers clients (factures de diagnostiqueur, d'état hypothécaire, de géomètre, avis de taxe). L'opérateur de saisie reporte chaque pièce avec sa date, son montant, son émetteur et la référence du dossier, sans interprétation, et signale toute incohérence au lieu de la corriger.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Saisir les factures de débours par dossierIl enregistre chaque facture de diagnostic, de géomètre ou de pièce administrative sur le dossier qu'elle concerne, avec son numéro, sa date et son montant exact.
Distinguer frais de l'office et frais des clientsIl impute un abonnement logiciel aux charges de l'étude et une facture d'état hypothécaire au dossier client, sans jamais mêler les comptes des fonds de tiers et ceux de l'office.
Contrôler la cohérence de chaque pièceIl vérifie que le montant hors taxe, la taxe et le total se tiennent, que la date est plausible et que la référence de dossier existe bien dans le logiciel avant de valider.
Repérer les factures déjà saisiesIl compare numéro, émetteur et montant avec les saisies existantes et écarte la facture reçue une seconde fois par courriel et par voie postale, en le notant dans son compte rendu.
Redemander les avis et factures tronquésPour une facture photographiée de travers ou un avis de taxe tronqué, il prépare la demande d'une copie lisible auprès du clerc ou du fournisseur concerné.
Dresser le bilan des pièces passées au journalIl indique en fin de journée le nombre de pièces saisies par nature, celles mises de côté et pourquoi, et les débours des formalités préalables encore sans facture.

Sur le terrain

La même facture de géomètre arrivée deux fois

Un cabinet de géomètres envoie sa facture de bornage par courriel puis par courrier une semaine plus tard. L'opérateur reconnaît le même numéro, le même montant et le même dossier, ne la saisit pas une seconde fois et le note dans son compte rendu. Sans ce contrôle, le client aurait été débité deux fois sur son compte à l'étude.

Une quittance de taxe sans référence de dossier

Une quittance de taxe de publicité foncière arrive du service foncier sans référence lisible de l'étude. L'opérateur ne l'impute à aucun dossier au hasard : il la met de côté avec la date de dépôt et le montant, et demande au formaliste de lui indiquer l'acte auquel elle correspond d'après son registre des dépôts.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
Taxe de publicité foncière: Les droits collectés pour le compte de l'État lors de la vente, à reverser dans les délais.
Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.

Son métier de départ : Opérateur de saisie comptable. Toute l'activité : Notariat.