Dans le notariat, la mobilité interne prend des formes précises : passer des formalités à la rédaction, changer de spécialité entre immobilier, famille et droit de l'entreprise, ou rejoindre un bureau annexe. Chaque changement laisse un portefeuille de dossiers en cours qu'il faut transmettre sans perdre une date de signature ni une formalité en attente. L'assistant mobilité prépare ces passages pour que les clients ne voient rien.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Noter les souhaits d'évolution des collaborateursIl consigne qui souhaite changer de spécialité, monter en rédaction ou rejoindre un autre bureau du groupe, avec la formation déjà suivie et la date à laquelle la personne s'est exprimée.
Rapprocher souhaits et besoins des notairesQuand un notaire annonce manquer d'un clerc en droit de la famille, il lui envoie la liste des collaborateurs qui ont demandé ce passage, avec leur parcours, sans rien promettre à personne.
Dresser l'inventaire des dossiers à transmettreAvant un changement de poste, il liste les dossiers du collaborateur avec, pour chacun, l'étape atteinte : formalités préalables lancées, purge du droit de préemption en cours, date de signature prévue.
Organiser la reprise des dossiers en coursIl prépare une note de reprise par dossier et cale une séance de transmission entre l'ancien et le nouveau titulaire avant le changement, pour que rien ne reste sans responsable.
Accompagner les premières semaines dans la nouvelle spécialitéIl envoie au collaborateur le programme de ses premières semaines : actes types à relire dans Lexis 360, notaire référent, dossiers simples confiés d'abord, point d'étape à un mois.
Réunir le nécessaire pour un bureau annexePour une mutation vers un autre site, il rassemble les éléments pratiques : trajet, horaires du bureau, poste de travail, accès aux logiciels et date à partir de laquelle la personne y reçoit.

Sur le terrain

Une formaliste qui veut rédiger

Une formaliste de l'étude a dit à l'entretien annuel qu'elle voulait passer à la rédaction des actes de vente. Trois mois plus tard, un clerc annonce son départ. L'agent envoie aussitôt au notaire concerné le rappel du souhait, la formation suivie et la liste des actes qu'elle a déjà préparés. Le notaire la reçoit, la mobilité est décidée et l'agent organise la reprise de ses dossiers de publicité foncière par une collègue.

Douze dossiers à reprendre avant un départ en annexe

Un clerc rejoint le bureau annexe de l'étude dans quinze jours. L'agent dresse l'inventaire de ses douze dossiers : quatre signatures prévues, trois purges du droit de préemption en attente de réponse de la mairie, cinq dossiers dont les pièces sont incomplètes. Il prépare une note par dossier et cale deux séances de reprise. Le jour du départ, chaque dossier a un nouveau titulaire et les clients ont reçu un courriel validé par le notaire.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.
Publicité foncière: La formalité qui rend l'acte opposable aux tiers ; sans elle, la vente n'est pas complète.
Purge du droit de préemption: L'attente de la réponse des titulaires d'un droit de priorité avant de pouvoir signer.

Son métier de départ : Assistant mobilité. Toute l'activité : Notariat.