Une étude notariale est contrôlée de l'extérieur chaque année, mais ce qui la protège, c'est le contrôle qu'elle mène elle-même. Pièces d'identité et de capacité des parties, origine des fonds reçus, délais entre la signature et les formalités, conformité des décomptes : le contrôleur tire des dossiers, vérifie point par point et laisse une trace que l'inspection pourra relire.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Tirer chaque mois des dossiers signés à vérifierIl sélectionne des dossiers parmi les actes du mois, en mêlant ventes, successions et prêts, et en forçant la main sur les dossiers aux montants les plus élevés ou aux parties étrangères.
Vérifier l'identité et la capacité sur piècesPour chaque dossier tiré, il contrôle que les pièces d'identité, les extraits d'état civil et, le cas échéant, les pouvoirs ou jugements de tutelle figurent au dossier à la date de l'acte authentique.
Contrôler l'origine des fonds reçusIl vérifie que chaque versement important sur un compte de dossier porte la justification de sa provenance demandée par l'étude, et relève ceux qui sont arrivés d'un compte tiers inattendu.
Mesurer les délais de dépôt des formalitésIl calcule pour chaque vente tirée le délai entre la signature et l'envoi en publicité foncière, et signale les dossiers qui dépassent l'usage de l'étude sans raison écrite.
Vérifier que les pièces préalables précédaient la signatureIl contrôle que les formalités préalables étaient bouclées avant la date de l'acte : état hypothécaire, certificat d'urbanisme et réponses aux préemptions au dossier, et non arrivés après coup.
Suivre les corrections décidées après contrôleChaque anomalie relevée reçoit un responsable et une date ; il relance par courriel jusqu'à la correction et ferme le point seulement sur pièce.

Sur le terrain

Un pouvoir arrivé après la signature

Dans une vente tirée au sort, le vendeur était représenté par son fils. L'agent constate que la procuration au dossier est datée du lendemain de l'acte. Le clerc retrouve l'original dans la boîte du courrier, bien daté de la veille, mais jamais scanné. L'agent fait verser la pièce au dossier, note l'écart de classement et ajoute au plan un contrôle des procurations le mois suivant.

Un virement venu d'un inconnu

Le contrôle d'un dossier d'acquisition montre que l'apport personnel de l'acquéreur est arrivé depuis le compte d'une société étrangère. Aucune explication ne figure au dossier. L'agent relève le point, demande au clerc la justification écrite obtenue, et rappelle que les fonds de tiers ne peuvent être conservés sans connaître leur origine. Le notaire reprend lui-même l'analyse du dossier avant toute suite.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.
Publicité foncière: La formalité qui rend l'acte opposable aux tiers ; sans elle, la vente n'est pas complète.

Son métier de départ : Contrôleur comptable. Toute l'activité : Notariat.