Les associés d'une étude se fixent des objectifs pour l'année : un nombre d'actes, un délai moyen entre compromis et signature, un nombre de mandats pour le service de négociation. En cours d'année, une baisse du marché immobilier ou le départ d'un clerc rend l'objectif caduc, et on le modifie sans le dire. L'assistant enregistre chaque objectif avec sa base, mesure les écarts, cherche leur cause dans les dossiers et documente toute révision.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Écrire chaque objectif avec sa baseIl note pour chaque objectif de l'année la valeur fixée, l'année de référence et les hypothèses retenues, par exemple le nombre de programmes neufs attendus.
Relever les réalisations dans le logicielIl extrait chaque mois du logiciel de l'étude le nombre d'actes signés par type, les délais réels et les mandats pris, sans retouche.
Expliquer un écart par les dossiersIl recherche la cause d'un retard dans les dossiers eux-mêmes : formalités préalables plus longues, purge du droit de préemption tardive, programme décalé.
Garder la trace des objectifs révisésQuand les associés modifient un objectif, il conserve l'ancienne valeur, la nouvelle, la date et la raison, pour que le bilan compare ce qui doit l'être.
Estimer la fin d'annéeIl projette le nombre d'actes probables à la fin de l'exercice à partir des compromis en cours et des dates de signature connues, en disant ce qui reste incertain.
Préparer la revue trimestrielle des associésIl rassemble en deux pages les objectifs, les réalisations, les écarts expliqués et les points où les associés doivent décider.

Sur le terrain

Un délai moyen qui se dégrade

L'objectif de délai entre compromis et acte authentique n'est plus tenu depuis deux trimestres. L'assistant reprend les dossiers et montre que l'étude envoie ses demandes aussi vite qu'avant, mais que la réponse d'une commune et le traitement du service de publicité foncière se sont allongés. Il l'écrit ainsi aux associés, qui choisissent de garder l'objectif et de mieux informer les parties.

Un objectif abaissé sans trace

Au bilan annuel, le nombre de mandats de négociation atteint l'objectif, mais l'assistant retrouve dans ses notes que cet objectif avait été abaissé en juin après le départ d'un négociateur. Il présente les deux chiffres, l'objectif initial et le révisé, avec la date et la raison du changement, pour que les associés jugent l'année sur une base honnête.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.
Publicité foncière: La formalité qui rend l'acte opposable aux tiers ; sans elle, la vente n'est pas complète.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Purge du droit de préemption: L'attente de la réponse des titulaires d'un droit de priorité avant de pouvoir signer.

Son métier de départ : Assistant gestion objectifs ventes. Toute l'activité : Notariat.