Le personnel d'une étude se compose de notaires associés et salariés, de clercs, de formalistes, de comptables et d'assistants, chacun avec ses diplômes et ses obligations de formation. Les pièces arrivent en vrac : copie de diplôme, carte d'identité, contrat, avenants. Un clerc qui prépare un acte authentique doit pouvoir justifier de sa formation, et c'est son dossier qui le prouve. Le gestionnaire range chaque pièce sous la bonne personne et sait, à tout moment, ce qui est expiré ou absent.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Ranger chaque pièce sous la bonne rubriqueIl classe diplômes, attestations de stage, contrat, avenants, fiche de poste et justificatifs d'identité dans le dossier de la personne concernée, avec la date de la pièce et son origine.
Suivre les heures de formation continueIl tient le relevé des formations suivies par chaque notaire et collaborateur, signale celles qui sont en retard sur l'année et rappelle les sessions organisées par l'INFN ou la chambre.
Identifier les dossiers incomplets avant l'inspectionAvant l'inspection annuelle de l'étude, il liste les collaborateurs dont le dossier n'a pas sa copie de diplôme ou son contrat signé, et prévient la personne chargée du personnel.
Réclamer les pièces par un message clairIl écrit au collaborateur concerné ce qui manque, pourquoi on le demande et pour quand, sans jargon, avec une seule relance courtoise avant de remonter le retard au responsable.
Tenir à jour les accès des personnes sortiesQuand un clerc quitte l'étude, il prépare la liste des droits à retirer, poste de rédaction, accès aux fonds de tiers, badge de la salle des minutes et messagerie sécurisée, pour que le responsable la valide.
Préparer la purge des dossiers anciensChaque mois, il liste les dossiers d'anciens salariés dont la durée de conservation est atteinte et les présente au responsable, qui décide seul de la destruction.

Sur le terrain

Une notaire salariée sans copie de diplôme

En préparant l'inspection annuelle, l'agent constate que le dossier d'une notaire salariée arrivée l'an dernier ne contient ni la copie de son diplôme ni l'arrêté de nomination, seulement son contrat. Il lui écrit en expliquant que ces pièces seront demandées et propose de les scanner à son passage. Elle les dépose le lendemain ; l'agent les classe et retire la ligne de la liste des manques.

Un clerc parti avec ses accès encore ouverts

Un clerc a quitté l'étude vendredi. Lundi, l'agent prépare la liste de sortie et voit qu'il garde un accès au module comptable où transitent les fonds de tiers, ce qui ne peut pas durer. Il envoie la liste au notaire responsable du personnel en plaçant cet accès en tête, avec la date de départ. Le retrait est fait dans la matinée et l'agent note la date dans le dossier.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Minute: L'original de l'acte conservé par l'étude ; il ne sort jamais, et ce sont des copies qui circulent.

Son métier de départ : Gestionnaire dossiers salariés. Toute l'activité : Notariat.