La comptabilité d'une étude notariale a une particularité : à côté des recettes et dépenses de l'office, elle suit au centime les sommes reçues pour les clients, prix de vente, provisions sur frais, droits à reverser, sur un compte dédié contrôlé par la profession. Un virement imputé au mauvais dossier fausse les deux. L'assistant comptable rattache chaque mouvement, passe les écritures courantes, lettre les comptes clients et prépare les éléments que le comptable de l'étude valide.

Dans une entreprise de notariat, ce poste s'appelle « Comptabilité de l'office » (gestion et administration).

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Rattacher chaque encaissement à son dossierIl identifie pour chaque virement reçu le dossier concerné, par la référence, le nom de la partie ou le montant attendu, et ne laisse aucune somme en attente sans le signaler.
Séparer comptes de l'office et fonds de tiersIl veille à ce que les émoluments de l'étude ne soient prélevés qu'après la signature et la facturation, et qu'aucune dépense de l'office ne soit payée depuis le compte des clients.
Suivre les taxes collectées pour l'ÉtatIl rapproche pour chaque vente la taxe de publicité foncière encaissée de celle reversée, et alerte le comptable quand un reversement attendu n'apparaît pas encore.
Lettrer les comptes clients par dossierIl rapproche provisions, encaissements et décaissements de chaque dossier pour que son solde soit expliqué, et signale ceux qui restent débiteurs, ce qui ne devrait jamais arriver.
Réclamer les justificatifs des déboursIl demande aux clercs les factures des diagnostiqueurs, géomètres ou administrations avancées pour un dossier, sans lesquelles la dépense ne peut pas être refacturée au client.
Préparer l'état mensuel pour le comptableIl remet chaque mois au comptable de l'étude l'état des comptes clients, les soldes anciens, les écarts non expliqués et les dossiers dont l'acte authentique est signé mais non soldé.

Sur le terrain

Un prix de vente reçu sans référence

Un virement important arrive sur le compte des clients avec pour seul libellé le nom d'une banque. L'assistant cherche les ventes dont le financement doit être débloqué par cet établissement dans la semaine, trouve deux dossiers aux montants proches et identifie le bon par le centime près. Il rattache la somme et prévient le clerc que les fonds sont arrivés pour la signature du lendemain.

Un dossier client débiteur

En lettrant les comptes, l'assistant découvre qu'un dossier de succession présente un solde négatif : un débours a été payé avant la provision du client. Il signale aussitôt l'anomalie au comptable de l'étude, car les fonds de tiers d'un client ne peuvent jamais financer le dossier d'un autre, et prépare pour le clerc la demande de provision complémentaire à adresser aux héritiers.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
Taxe de publicité foncière: Les droits collectés pour le compte de l'État lors de la vente, à reverser dans les délais.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.

Son métier de départ : Assistant comptable. Toute l'activité : Notariat.