Dans une étude, le service du personnel tient souvent en une personne, parfois la comptable qui tient aussi les fonds de tiers ou l'assistante du notaire gérant, qui jongle avec tout le reste. Un recrutement qui traîne, un contrat non signé ou une absence longue mal anticipée se répercutent directement sur les dates de signature promises aux clients. L'agent garde la vue d'ensemble et fait remonter ce qui demande une décision des associés.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Faire l'inventaire des chantiers du personnelIl relève chaque jour l'état des recrutements, arrivées, départs, contrats à signer et absences longues, avec la personne qui doit agir et la date attendue.
Distinguer retards, échéances et blocagesIl sépare ce qui est simplement en retard, ce qui arrive à échéance et ce qui est bloqué par une décision des associés, pour que chacun sache ce qu'on attend de lui.
Mesurer l'effet d'une absence sur les signaturesQuand un clerc est arrêté, il relève les dossiers dont l'acte authentique est prévu dans les semaines à venir et les présente au notaire pour qu'il les réattribue.
Répondre aux collaborateurs sur leur situationIl répond par écrit aux questions sur les congés, les avenants en cours ou la date d'un entretien, à partir des dossiers du service, et renvoie au notaire ce qui demande une décision.
Remonter les causes qui reviennentIl signale quand plusieurs retards ont la même origine, un notaire qui ne signe pas les avenants, un modèle de contrat périmé, pour qu'on traite la cause plutôt que chaque cas.
Envoyer le point de la semaine aux associésChaque vendredi, il envoie la liste des chantiers ouverts, ce qui a avancé, ce qui bloque et la décision attendue, en une page.

Sur le terrain

Un arrêt maladie à la veille de la fin de trimestre

Un clerc de l'immobilier est arrêté trois semaines à partir du 20 septembre. L'agent relève dans son portefeuille cinq ventes à signer avant le 30, dont deux où la banque a déjà émis l'offre. Il envoie au notaire la liste avec, pour chaque dossier, l'état des formalités préalables et le collègue le moins chargé. Le notaire répartit les dossiers le matin même et les clients ne voient aucun report.

Trois avenants qui attendent la même signature

Dans son point du vendredi, l'agent remarque que trois avenants de promotion attendent depuis plus d'un mois, tous chez le même associé, très pris par une succession complexe. Il le présente comme une cause commune et propose de réunir les trois documents en un seul rendez-vous de dix minutes. L'associé signe le lundi, et les collaborateurs reçoivent leur avenant avec la paie du mois.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.
Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.

Son métier de départ : Gestionnaire administration du personnel. Toute l'activité : Notariat.