Une étude achète peu de matériel mais engage sans cesse de petites dépenses pour le compte des dossiers : demandes d'état hypothécaire, copies de titres, honoraires de géomètre, recherches de généalogiste. Chacune doit retomber sur le bon client, au centime, sans jamais toucher aux fonds de tiers. Le spécialiste regarde où ce circuit se perd, souvent entre la boîte du formaliste et la comptabilité, et propose des enchaînements simples dans le logiciel de l'étude.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Cartographier le trajet d'un déboursIl suit une demande de pièce depuis la commande du formaliste jusqu'à son imputation au compte du client, et note chaque endroit où elle attend une saisie ou une signature.
Rattacher les factures de prestataires au dossierIl propose que la facture d'un géomètre ou d'un généalogiste soit reconnue par sa référence de dossier et rangée d'office, au lieu de circuler par courriel entre trois bureaux.
Séparer dépenses de l'étude et frais des clientsIl fait en sorte que l'abonnement à un logiciel ou la papeterie ne se mélange jamais aux débours refacturés, pour que la comptabilité taxée reste lisible au contrôle.
Déclencher les commandes au bon momentIl prépare l'envoi groupé des demandes de formalités préalables dès l'ouverture d'un dossier de vente, pour que l'état hypothécaire et les pièces d'urbanisme partent le même jour.
Prévoir le cas où l'automate se trompePour chaque enchaînement, il écrit ce qui se passe si la référence est absente ou fausse : la pièce tombe dans une file à vérifier par un clerc, jamais dans un dossier au hasard.
Chiffrer les jours gagnés par dossierAprès mise en service, il compare le temps entre la commande et l'imputation sur les dossiers ouverts avant et après, et le dit sans arrondir à son avantage.

Sur le terrain

Des honoraires de généalogiste restés en souffrance

Dans une succession, la facture du généalogiste arrive par courrier, sans référence lisible. Elle reste trois semaines sur un bureau pendant que le dossier attend son décompte. Le spécialiste propose de demander à ce prestataire d'indiquer la référence du dossier sur chaque envoi et de faire reconnaître cette référence à la réception. La facture suivante est imputée le jour même, et le clerc n'a plus qu'à la contrôler.

Une validation qui ne refusait jamais rien

Chaque demande de copie d'acte passait par la signature du notaire, qui signait toujours. Le spécialiste montre sur six mois qu'aucune n'a été refusée et qu'elles attendaient en moyenne deux jours. Il propose de garder la signature pour les dépenses importantes et de laisser partir les demandes courantes, le notaire recevant chaque semaine la liste de ce qui a été commandé. La minute et les fonds, eux, restent hors de tout automate.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.
Minute: L'original de l'acte conservé par l'étude ; il ne sort jamais, et ce sont des copies qui circulent.

Son métier de départ : Spécialiste automatisation des achats. Toute l'activité : Notariat.