Les salariés d'une étude ont un cadre particulier : la convention collective du notariat, avec sa grille de coefficients propre aux clercs, et une caisse de retraite et de prévoyance spécifique, la CRPCEN. Leurs questions portent sur les jours de congé en période de signatures, les attestations demandées par la banque pour leur propre prêt, la prévoyance, la formation. L'assistant RH les classe, répond quand la réponse est écrite et transmet le reste.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Classer les demandes des collaborateurs de l'étudeIl range chaque demande dans sa famille, attestation, congé, coefficient, prévoyance, formation, et la rattache au salarié et à son notaire de rattachement.
Répondre sur ce que prévoit la convention du notariatPour une question écrite dans la convention collective ou l'accord de l'étude, il répond en citant l'article et en invitant à revenir vers le notaire gérant en cas de doute.
Préparer les attestations demandées par les banquesUn clerc qui achète son logement a besoin d'une attestation d'emploi et de salaire ; il la prépare dans la forme de l'étude, à signer par le notaire gérant.
Transmettre les questions sensibles au notaire gérantUne demande de passage de coefficient, un conflit avec un notaire, une question de santé ne sont jamais traités par l'agent : il les transmet en l'état et confirme la réception au salarié.
Prévenir des échéances administratives du personnelFin de période d'essai, visite médicale, fin de contrat d'un apprenti en BTS notariat : il prévient le notaire gérant assez tôt pour décider.
Relancer les demandes restées sans réponseUne demande ouverte depuis plusieurs jours est relancée auprès de celui qui doit répondre, avec le rappel de ce que le salarié attend et depuis quand.

Sur le terrain

Une formaliste qui achète

Une formaliste, habituée à préparer les formalités préalables des ventes de l'étude, achète elle-même un appartement et sa banque réclame une attestation d'employeur avec le salaire des douze derniers mois. L'agent la prépare à partir des bulletins, dans le modèle de l'étude, et la soumet au notaire gérant pour signature. Il note dans la demande que l'attestation est remise à la seule salariée, puisqu'elle concerne sa rémunération.

Une question de coefficient

Un clerc demande pourquoi son coefficient n'a pas évolué alors qu'il rédige désormais seul chaque acte authentique de vente de ses dossiers et prépare la minute jusqu'à la signature. L'agent ne répond pas sur le fond : il transmet la demande au notaire gérant avec la fiche de poste, la date de la dernière évolution et la grille de la convention, et confirme au clerc que sa demande est entre les mains de la bonne personne.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Minute: L'original de l'acte conservé par l'étude ; il ne sort jamais, et ce sont des copies qui circulent.
Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.

Son métier de départ : Assistant RH. Toute l'activité : Notariat.