Dans une étude, on se réunit pour des raisons variées : rendez-vous de famille autour d'une succession, réunion de chantier d'un programme immobilier avec le promoteur, point hebdomadaire entre notaire et clercs sur les dossiers bloqués. Dans chaque cas, ce qui est dit doit se retrouver écrit, et vite. L'assistant de réunion envoie l'ordre du jour et les pièces, prend les notes et diffuse un compte rendu précis.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Préparer un rendez-vous de famillePour une réunion d'héritiers, il envoie l'ordre du jour, l'inventaire provisoire des biens et la liste des points à trancher, et vérifie que chaque héritier a reçu les mêmes documents.
Animer le point hebdomadaire des clercsIl fait la liste des dossiers dont les formalités préalables sont bloquées, la présente en début de réunion et note pour chacun la personne qui débloque et la date visée.
Consigner ce que le notaire a expliquéDans ses notes d'un rendez-vous client, il relève les explications données sur la portée de l'acte, ce qui garde la trace du devoir de conseil exercé envers les parties.
Séparer les décisions des simples avisIl distingue ce que les héritiers ont accepté ensemble de ce qu'un seul a proposé, pour qu'aucun compte rendu ne présente comme acquis un partage qui ne l'est pas.
Diffuser le compte rendu aux participantsIl soumet au notaire le compte rendu avant envoi, puis le diffuse à chaque participant avec les pièces promises en séance et la liste des actions de chacun.
Relancer les engagements pris en réunionIl rappelle à l'héritier qui devait retrouver un relevé ou au promoteur qui devait fournir un plan ce qu'il a promis, à la date dite, jusqu'à ce que la pièce arrive.

Sur le terrain

Quatre héritiers et un désaccord sur la maison

Lors d'une réunion de succession, trois enfants veulent vendre la maison familiale et le quatrième souhaite la garder en payant une soulte. L'assistant note les positions de chacun sans les fondre, relève que le notaire a expliqué le mécanisme et ses conséquences fiscales, et diffuse un compte rendu qui pose clairement la question restée ouverte et les éléments que chacun doit apporter.

Une réunion de lancement de programme neuf

Un promoteur confie à l'étude la vente de trente lots. L'assistant prépare l'ordre du jour avec le notaire, note pendant la réunion le calendrier des réservations, la liste des pièces du dossier de vente et le circuit des appels de fonds de tiers, puis adresse à tous un compte rendu où chaque engagement porte un nom et une date.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Devoir de conseil: L'obligation d'éclairer toutes les parties sur la portée de l'acte, y compris celle qui ne paie pas.
Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.
Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.

Son métier de départ : Assistant de réunion. Toute l'activité : Notariat.