Dans un office, la communication se fait à côté des dossiers : un clerc écrit l'article sur le PACS, l'associée prépare une conférence, l'accueil met à jour les horaires d'été. Sans coordination, la lettre aux clients part la semaine des signatures de fin de trimestre, deux articles se contredisent et le budget du salon dépasse ce qui était prévu. Le coordinateur relie tout cela, relance les auteurs et soumet chaque contenu au notaire.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Planifier la communication autour des pics de signaturesIl place lettres, publications et événements en dehors des fins de mois et de trimestre, où les clercs sont absorbés par les signatures, et prévoit les annonces de fermeture estivale bien avant les congés.
Relancer les auteurs internes par courrielIl rappelle aux clercs et aux notaires associés les articles promis, en précisant la date de relecture par le notaire titulaire, et propose de reprendre lui-même un brouillon quand un clerc est pris par un dossier urgent.
Éviter que deux contenus se contredisentIl relit l'ensemble des publications prévues sur un même sujet et signale par exemple qu'un article présente la donation au dernier vivant comme automatique quand une autre page explique qu'il faut un acte authentique.
Suivre le budget des actions de communicationIl tient le tableau des dépenses engagées (impression des plaquettes, location de stand, site) et alerte l'associé référent dès que les engagements approchent du montant voté en début d'année.
Faire valider chaque contenu par un notaireAucun texte ne sort sans l'accord écrit d'un notaire de l'office, qui en vérifie l'exactitude juridique, le respect du devoir de conseil et la conformité aux règles de communication de la profession, et il archive cet accord avec la version publiée.
Garder les supports à l'écart des dossiers clientsIl veille à ce qu'aucun exemple publié ne soit tiré d'un dossier réel reconnaissable, et qu'aucune photo ne montre une minute ou un écran du logiciel de l'étude, par respect du secret professionnel.

Sur le terrain

Une lettre aux clients prévue le 28 juin

L'associée souhaite envoyer la lettre semestrielle le 28 juin. L'assistant rappelle que la dernière semaine de juin concentre les signatures avant l'été et que les clercs ne pourront pas répondre aux questions qu'elle suscitera. Il propose le 8 juillet, prépare le calendrier de relecture correspondant et réserve auprès du notaire titulaire une heure pour valider les trois articles, dont un sur les formalités préalables à une vente.

Une photo de bureau un peu trop parlante

Pour la page « l'équipe » du site, le photographe a livré des images des bureaux. Sur l'une d'elles, un écran laisse lire le nom d'un client et un dossier de minutes est ouvert sur une table. L'assistant écarte la photo avant toute publication, demande au photographe un recadrage et ajoute au cahier des prises de vue la consigne de ne rien photographier qui touche un dossier.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Devoir de conseil: L'obligation d'éclairer toutes les parties sur la portée de l'acte, y compris celle qui ne paie pas.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Minute: L'original de l'acte conservé par l'étude ; il ne sort jamais, et ce sont des copies qui circulent.
Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.

Son métier de départ : Coordinateur marketing. Toute l'activité : Notariat.