Une étude a deux sortes de fournisseurs : ceux de l'office, éditeurs de logiciels, bailleur, prestataires d'archivage, et ceux qui travaillent pour un dossier client, géomètres, diagnostiqueurs, généalogistes, traducteurs. Les seconds se paient sur la provision du client, les premiers sur les recettes de l'étude. Le gestionnaire fournisseurs rapproche chaque facture de la commande, écarte les doublons et tient l'échéancier sans jamais confondre les deux circuits.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Orienter chaque facture vers le bon circuitIl classe chaque facture entre charges de l'office et débours d'un dossier client, et pour ces derniers vérifie qu'une provision suffisante figure sur les fonds de tiers du client.
Rapprocher facture et prestation commandéeIl vérifie que la facture du géomètre ou du généalogiste correspond à la mission confiée par le clerc, au prix convenu, et que le travail a bien été livré au dossier.
Ouvrir les contestations auprès des prestatairesIl prépare pour le clerc le courriel qui conteste une facture au montant différent du devis ou portant sur une prestation non commandée, en joignant les pièces du dossier.
Contrôler toute demande de changement de banqueIl ne modifie jamais les coordonnées d'un fournisseur sur la foi d'un courriel : il transmet la demande au comptable, qui la vérifie par un autre canal avant de l'enregistrer.
Tenir l'échéancier des règlementsIl classe les factures validées par date d'échéance et présente chaque semaine au comptable les paiements à valider, ceux de l'office et ceux des dossiers séparément.
Suivre la balance âgée des prestatairesIl signale les factures de débours restées impayées alors que le dossier a été signé, car un prestataire des formalités préalables non réglé finit par bloquer les dossiers suivants.

Sur le terrain

Un généalogiste qui facture avant la fin de sa mission

Dans une succession, le généalogiste mandaté par l'étude adresse une facture alors que l'héritier recherché n'a pas encore été retrouvé. Le gestionnaire compare la facture aux conditions de la mission validée par le notaire, constate qu'elle anticipe une étape non réalisée et prépare pour le clerc un courriel de contestation, à valider avant envoi.

Deux factures de diagnostic pour une seule maison

Le même cabinet de diagnostic envoie deux factures pour une maison, l'une au nom du vendeur, l'autre au nom de l'étude. Le gestionnaire constate qu'il s'agit d'une seule intervention, que le vendeur l'a déjà réglée lui-même et que l'étude ne doit rien. Il écarte la seconde, informe le prestataire et en garde la trace dans le dossier avant l'acte authentique.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.

Son métier de départ : Gestionnaire fournisseurs. Toute l'activité : Notariat.