Le parcours d'un collaborateur d'étude est balisé : assistant, clerc, clerc principal, puis pour certains diplôme de notaire et nomination comme notaire salarié ou associé. Les associés doivent savoir qui avance, qui stagne et qui songe à partir, car un clerc expérimenté porte des années de dossiers et de relations clients. L'agent rassemble ce qui existe pour que la revue décide sur des faits.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Monter la fiche de parcours de chaque collaborateurPour chaque personne revue, il réunit les postes occupés, les spécialités pratiquées, les formations suivies, les entretiens passés et les souhaits exprimés, sur une page.
Repérer les clercs prêts à monter en responsabilitéIl signale les clercs qui préparent déjà seuls l'acte authentique d'une vente en état futur d'achèvement ou d'un partage, et qui pourraient prendre un portefeuille ou préparer le diplôme.
Obtenir des notaires leur avis écritIl demande à chaque notaire encadrant un avis court sur ses collaborateurs avant la revue, et relance ceux qui n'ont rien rendu à une semaine de la réunion.
Relever les dépendances à une seule personneIl note les savoir-faire que détient une seule personne, comme la publicité foncière d'actes complexes ou la comptabilité des fonds de tiers, pour que la revue décide d'un relais.
Réserver la diffusion aux associésIl n'envoie les dossiers de revue qu'aux notaires désignés, par la messagerie de l'étude, et ne laisse aucune copie dans un dossier partagé par le personnel.
Suivre les décisions prises en revueAprès la réunion, il tient la liste des décisions, formation à financer, changement de spécialité, évolution de coefficient, et relance chaque notaire responsable aux dates convenues.

Sur le terrain

Un clerc principal qui regarde ailleurs

En préparant la revue, l'agent remarque qu'un clerc principal a demandé deux fois en entretien la prise en charge du diplôme de notaire, sans réponse. Ses dossiers représentent une part importante des ventes de l'étude. L'agent place ce point en tête du dossier de revue avec les deux comptes rendus d'entretien. Les associés décident de financer la formation, et le clerc reçoit une réponse écrite dans la semaine.

Une seule personne pour les actes de copropriété

La fiche de parcours fait apparaître qu'une seule clerc maîtrise les états descriptifs de division et les modificatifs de copropriété. Elle doit partir en congé maternité au printemps. L'agent le relève dans les constats d'organisation et propose que deux collègues assistent à ses prochains dossiers. La revue l'acte, et l'agent relance le notaire responsable un mois plus tard pour vérifier que le relais a commencé.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Publicité foncière: La formalité qui rend l'acte opposable aux tiers ; sans elle, la vente n'est pas complète.
Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.

Son métier de départ : Assistant gestion des talents. Toute l'activité : Notariat.