Les clercs et employés d'une étude se posent souvent les mêmes questions : combien de jours il leur reste, ce que couvre la prévoyance de leur caisse de retraite spécifique, comment s'inscrire à une formation de la profession, ce que prévoit la convention collective du notariat pour une naissance ou un déménagement. L'agent de support répond à ce qui est écrit et transmet au notaire gérant ce qui relève d'une situation individuelle.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Répondre sur les règles écrites de l'étudePour une question dont la réponse figure dans la convention du notariat ou le règlement intérieur, il répond en citant le texte et l'article, en langage simple.
Orienter vers la caisse de la professionPour la prévoyance ou la retraite, il explique ce que gère la caisse des clercs et employés de notaires et indique comment la joindre, sans interpréter un dossier personnel.
Remettre au notaire gérant les cas personnelsUne rupture, un litige avec un notaire, une demande d'aménagement de poste sont transmis au notaire gérant en l'état, avec confirmation de réception au salarié.
Rappeler les règles internes sur les fonds et le secretQuand un salarié demande s'il peut ordonner un virement depuis les fonds de tiers ou communiquer une copie d'acte, il rappelle la procédure de l'étude et oriente vers le notaire responsable.
Signaler les textes internes qui se contredisentS'il trouve deux notes de service qui disent des choses différentes, sur les horaires de signature ou les congés d'été, il les signale au notaire gérant pour arbitrage.
Envoyer le relevé des questions récurrentesChaque semaine, il liste les questions les plus fréquentes et propose les réponses à ajouter au guide interne, pour que les mêmes doutes ne reviennent pas.

Sur le terrain

Une copie demandée à l'accueil

Une assistante d'accueil demande si elle peut remettre à un héritier la copie d'un acte authentique qu'il réclame. L'agent rappelle la procédure de l'étude : la minute reste conservée à l'étude, une copie n'est délivrée qu'aux personnes qui y ont droit et après vérification par le clerc du dossier. Il l'oriente vers ce clerc et lui transmet le modèle de réponse d'attente à donner à l'héritier.

Une question sur la prévoyance

Un formaliste dont l'épouse attend un enfant demande ce que prévoit sa prévoyance. L'agent lui répond ce qui est écrit dans la convention collective et dans la documentation de la caisse de la profession, lui indique le formulaire à demander et précise qu'il ne peut pas se prononcer sur son cas particulier. Il ajoute la question au guide interne, déjà posée deux fois dans l'année.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Minute: L'original de l'acte conservé par l'étude ; il ne sort jamais, et ce sont des copies qui circulent.
Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.

Son métier de départ : Agent support RH. Toute l'activité : Notariat.