Les offices ont ouvert des espaces client, la transmission de pièces en ligne et la signature électronique à distance. Beaucoup de clients ne s'y connectent jamais : ils renvoient leurs pièces par courrier, en photo floue ou par une autre adresse, et le clerc ressaisit tout. Dans une étude, la réussite client consiste à faire adopter ces outils par des vendeurs âgés, des héritiers dispersés et des agences pressées, pour que les formalités avancent sans perdre de pièces.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Accompagner l'ouverture de l'espace client de chaque dossierAu premier échange, il envoie au client un mode d'emploi simple de l'espace de l'étude, vérifie qu'il s'est connecté et qu'il a déposé au moins une pièce, et relance avec des mots clairs s'il bloque à l'identification.
Compter les pièces arrivées hors du circuit prévuIl relève chaque semaine combien de pièces arrivent par courrier, photo ou adresse personnelle d'un clerc au lieu de l'espace client, dossier par dossier, pour voir où l'outil n'est pas adopté.
Comprendre pourquoi une famille n'utilise pas l'outilPour une succession où cinq héritiers doivent fournir leurs pièces, il distingue l'héritier qui n'a pas reçu l'invitation, celui qui n'a pas d'ordinateur et celui qui attend que les autres répondent, et propose une aide adaptée à chacun.
Préparer les clients à la signature à distanceAvant une signature par visioconférence, il envoie la liste de ce qu'il faut avoir sous la main, l'appareil, la connexion, la pièce d'identité originale, et signale au clerc les clients qui risquent de ne pas pouvoir signer à l'heure.
Faire remonter les blocages de l'outil aux éditeursIl regroupe les difficultés que rencontrent les clients, un format de photo refusé, un lien expiré, un écran incompréhensible sur téléphone, et les transmet à l'office pour qu'il les signale à l'éditeur du logiciel.
Rendre compte au notaire de l'usage des outils numériquesChaque mois, il présente la part des dossiers dont les formalités préalables ont été réunies en ligne, le temps de ressaisie évité aux clercs et les profils de clients qu'il faut encore accompagner autrement.

Sur le terrain

Des héritiers qui ne déposent rien

Dans une succession, quatre enfants vivant dans trois villes doivent transmettre leur état civil et leur relevé d'identité bancaire. Après trois semaines, une seule pièce est arrivée. L'assistant découvre que deux invitations sont parties à une adresse erronée et que la quatrième héritière attend un courrier papier. Il fait corriger les adresses, prépare un envoi postal pour elle et le clerc reçoit le dossier complet dix jours plus tard.

Une signature à distance sauvée la veille

Un acquéreur expatrié doit signer l'acte authentique à distance. La veille, l'assistant lui envoie la liste de vérification et apprend que son passeport a expiré. Il prévient aussitôt le clerc, qui fait établir une procuration selon la forme requise. La minute est signée à la date prévue, alors qu'on l'aurait sinon découvert devant l'écran, le jour même.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Minute: L'original de l'acte conservé par l'étude ; il ne sort jamais, et ce sont des copies qui circulent.

Son métier de départ : Chargé de réussite client. Toute l'activité : Notariat.