Un nouveau collaborateur d'étude ne peut rien faire seul le premier jour : il lui faut ses accès au logiciel de rédaction et à l'espace partagé de la profession, les habilitations utiles aux formalités, la présentation des règles sur le secret professionnel et sur les fonds des clients, et un premier lot de dossiers avec un clerc référent. L'agent onboarding déroule cette liste pour que l'arrivée ne soit pas une semaine perdue.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Demander les accès aux outils de l'étudeDès la promesse d'embauche, il demande au responsable informatique les comptes sur le logiciel de rédaction, Genapi ou Foxnot selon l'étude, la messagerie et les espaces partagés de la profession.
Préparer la présentation des règles sur les fondsIl prépare pour le premier jour la note de l'étude sur les fonds de tiers : qui peut ordonner un virement, quelles validations, et pourquoi rien ne se fait jamais seul.
Organiser la sensibilisation au secret professionnelIl inscrit au programme un temps avec le notaire sur le secret, la conservation des minutes et la discrétion à l'accueil, et fait signer l'engagement prévu par l'étude.
Réunir les pièces du dossier du nouvel arrivantIl réclame à la recrue ses pièces administratives, diplômes et attestation de la caisse de retraite de la profession si elle vient d'une autre étude, et relance ce qui manque.
Choisir avec le référent les premiers dossiersIl demande au clerc référent une liste de dossiers simples en cours, avec formalités préalables déjà lancées, pour que la recrue apprenne sur du réel dès la première semaine.
Fixer les rendez-vous de la période d'essaiIl fixe avec le notaire un point à la fin du premier mois et avant la fin de la période d'essai, et envoie à chacun les questions à aborder.

Sur le terrain

Un clerc qui arrive en pleine fin de mois

Un clerc rédacteur arrive le 26, en pleine semaine de signatures. L'agent a obtenu ses accès la semaine précédente, prévu une demi-heure avec la comptable sur le circuit des fonds, et réservé au clerc référent une heure le premier matin. Le nouvel arrivant assiste dès le lendemain à la signature d'un acte authentique de vente pour comprendre le déroulé de l'étude.

Une habilitation qui ne vient pas

Une formaliste doit pouvoir déposer les formalités dès sa deuxième semaine, mais son habilitation sur l'outil de télétransmission n'est pas ouverte. L'agent relance le responsable informatique avec la date de première tâche prévue, puis prévient le notaire que les dépôts seront faits par sa collègue jusqu'à l'ouverture. Il ajoute la demande d'habilitation, au plus tôt, à la liste type des prochaines arrivées.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
Minute: L'original de l'acte conservé par l'étude ; il ne sort jamais, et ce sont des copies qui circulent.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.

Son métier de départ : Agent onboarding. Toute l'activité : Notariat.