Les frais d'une étude ne ressemblent pas à ceux d'un bureau ordinaire : un notaire qui se rend à l'hôpital recevoir un testament, un clerc qui va chercher une pièce en mairie, une session de formation obligatoire. Une partie relève de l'office, une autre se rattache à un dossier précis et se retrouve dans le décompte du client. L'inspection comptable de la profession regarde de près cette frontière, et c'est elle que l'agent tient propre.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Rattacher chaque déplacement à son dossierPour un rendez-vous de signature hors de l'étude, il demande la référence du dossier et l'objet de l'acte, afin que les kilomètres soient portés au bon client et non aux charges générales de l'office.
Distinguer débours et frais de l'officeUne copie d'état civil payée en mairie pour une succession est un débours du dossier ; un repas avec un confrère reste une dépense de l'étude. Il range chaque ligne d'un côté ou de l'autre et dit pourquoi.
Refuser tout remboursement prélevé au mauvais endroitIl signale aussitôt une note qui aurait été réglée depuis un compte client : les fonds de tiers ne remboursent jamais un salarié de l'étude, même pour une avance faite pour ce client.
Contrôler les frais des sessions de formationInscriptions, transport et hébergement des formations des notaires et des clercs sont rapprochés de la convocation, pour que la dépense corresponde à une session réellement suivie.
Préparer les refacturations au décomptePour chaque débours validé, il prépare la ligne à reporter dans le décompte du dossier, avec le justificatif scanné, afin que le comptable taxateur n'ait pas à le chercher au moment de solder.
Remettre l'état des frais du mois au notaire gérantIl rend chaque mois la liste par collaborateur, distinguant frais d'office et débours rattachés, avec les dossiers concernés et les notes encore en attente de pièce.

Sur le terrain

Un testament reçu à la maison de retraite

Un notaire se déplace à soixante kilomètres pour recevoir un acte authentique chez une cliente âgée, puis passe déposer un pli à la mairie voisine. La note arrive en une seule ligne. L'agent la scinde : le trajet vers la cliente est rattaché à son dossier, le détour à la mairie concerne une autre affaire, et il demande au clerc la référence du second dossier avant de valider quoi que ce soit.

Une avance payée par erreur sur le mauvais compte

Une collaboratrice a réglé des frais de copie d'actes anciens pour une succession, et le remboursement a été préparé depuis le compte du dossier. L'agent bloque la ligne et explique que ces sommes sont des fonds de tiers : l'étude rembourse sa salariée sur ses propres fonds, puis reporte le débours au décompte. Le comptable corrige avant le virement, et la minute de l'acte de notoriété garde un décompte juste.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
Minute: L'original de l'acte conservé par l'étude ; il ne sort jamais, et ce sont des copies qui circulent.

Son métier de départ : Gestionnaire de notes de frais. Toute l'activité : Notariat.