Le personnel des études relève de la convention collective du notariat et d'une caisse de retraite et de prévoyance qui lui est propre, la CRPCEN, ce qui surprend les gestionnaires venus d'autres secteurs. Contrats, avenants de coefficient, attestations et déclarations suivent un circuit précis, et chaque document doit être signé par le notaire employeur avant de produire ses effets.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Préparer le contrat d'un nouveau clercIl établit le contrat à partir du modèle validé par l'étude, avec la classification et le coefficient prévus par la convention du notariat, et le soumet au notaire employeur pour signature.
Affilier chaque nouvel arrivant à la caisse de la professionIl prépare le dossier d'affiliation à la caisse de retraite et de prévoyance du notariat et vérifie qu'il est parti dans les jours suivant l'embauche, en gardant la preuve du dépôt.
Rédiger les avenants de promotionQuand un assistant devient clerc ou qu'un coefficient évolue, il rédige l'avenant avec la date d'effet décidée par les associés et relance la signature jusqu'à son retour.
Tenir le registre du personnel à jourIl inscrit chaque entrée et sortie dans le registre du personnel de l'étude, y compris les stagiaires des formations notariales, et vérifie qu'il concorde avec la paie du mois.
Signaler les fins de période d'essai et de contratIl prévient le notaire employeur quelques semaines avant la fin d'une période d'essai, d'un CDD de renfort ou d'un contrat d'alternance, pour qu'une décision soit prise à temps.
Établir les documents de sortieAu départ d'un collaborateur, il prépare certificat de travail, solde et attestation à partir des modèles, les fait signer et note la remise des clés et badges de l'étude, y compris celui de la salle des minutes.

Sur le terrain

Une alternante qui termine en juin

Une étudiante en formation notariale arrive au terme de son contrat d'alternance fin juin. L'agent prévient le notaire six semaines avant, en rappelant qu'elle prépare seule les formalités préalables de plusieurs ventes et qu'un CDI se prépare dès maintenant si l'étude veut la garder. Le notaire décide de l'embaucher ; l'agent rédige le contrat selon la convention du notariat et prépare la mise à jour de l'affiliation.

Un registre qui ne colle pas avec la paie

En rapprochant le registre du personnel de la paie de mars, l'agent trouve un comptable intérimaire venu renforcer la tenue des fonds de tiers pendant un arrêt maladie, payé mais absent du registre. Il complète l'inscription avec ses dates réelles, en informe le notaire gérant et ajoute une vérification mensuelle des renforts temporaires à sa liste de contrôle.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.
Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
Minute: L'original de l'acte conservé par l'étude ; il ne sort jamais, et ce sont des copies qui circulent.

Son métier de départ : Assistant administration du personnel. Toute l'activité : Notariat.