Le fichier d'un office contient ce qu'il y a de plus personnel : état civil, régime matrimonial, patrimoine, liens familiaux. Ces données servent les actes et leur conservation obéit aux règles de la profession, qui ne sont pas celles d'un fichier de communication. L'agent fait en sorte que la base relationnelle de l'étude ne contienne que ce que chacun a accepté de confier pour être informé, avec sa finalité, et qu'elle ne se mêle jamais des dossiers.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Indiquer pour chaque donnée de la base à quoi elle sertIl documente chaque champ de la base relationnelle, nom, adresse, thèmes choisis, et la finalité déclarée, et retire tout champ venu d'un dossier, situation familiale ou patrimoine, qui n'a rien à y faire.
Tenir l'accord de chaque personne canal par canalIl note pour chaque contact s'il a accepté la lettre par courriel, l'invitation aux réunions ou les annonces du service négociation, avec la date, et n'utilise que le canal accepté.
Effacer les contacts inactifs à l'échéance fixée par l'officeIl retire de la base relationnelle les contacts qui n'ont plus d'échange avec l'étude depuis la durée fixée dans la politique de l'office, sans toucher aux dossiers d'actes.
Répondre aux demandes d'accès ou d'effacementQuand une personne demande ce que l'office sait d'elle ou son effacement, il traite la base de communication et explique, dans un projet de réponse validé par le notaire, que la minute d'un acte ne s'efface pas.
Contrôler qu'une suppression a bien eu lieu partoutAprès un effacement, il vérifie que la personne a disparu de l'outil d'envoi, des listes d'invitation et des exports, et consigne la vérification avec sa date.
Construire les groupes de destinataires et les documenterIl constitue des groupes à partir des seuls thèmes choisis par les inscrits, et écrit pour chacun les données utilisées, pour qu'on sache toujours pourquoi quelqu'un reçoit un message.

Sur le terrain

Une demande d'effacement après un divorce

Une ancienne cliente demande que l'office efface toutes ses données. L'agent la retire de la base relationnelle, de l'outil d'envoi et des listes d'invitation, puis prépare pour le notaire un projet de réponse : ses données de communication sont supprimées, mais l'acte authentique de liquidation reçu par l'étude reste conservé en minute, comme la loi l'impose. Le notaire relit et signe la réponse.

Un segment fondé sur le patrimoine

Pour annoncer une réunion sur la transmission d'entreprise, un collaborateur propose de cibler les clients dont les dossiers montrent des parts sociales. L'agent refuse : cette information vient des actes, pas de ce que les clients ont confié pour être informés. Il cible les inscrits ayant choisi le thème entreprise et propose au notaire, au titre de son devoir de conseil, d'évoquer la réunion directement en rendez-vous.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Minute: L'original de l'acte conservé par l'étude ; il ne sort jamais, et ce sont des copies qui circulent.
Devoir de conseil: L'obligation d'éclairer toutes les parties sur la portée de l'acte, y compris celle qui ne paie pas.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.

Son métier de départ : Chargé de marketing relationnel. Toute l'activité : Notariat.