L'agenda d'un notaire est dicté par d'autres que lui : la date de déblocage du prêt fixée par la banque, la disponibilité des vendeurs qui vivent loin, le confrère qui représente l'acquéreur, les délais des formalités préalables qui ne sont pas encore échus. Le gestionnaire d'agenda propose les créneaux, réserve la salle, confirme à toutes les parties et signale les journées où le notaire enchaînerait plus de signatures qu'il n'en peut tenir.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Proposer une date de signature réalisteAvant de proposer un créneau, il vérifie dans le dossier que la purge du droit de préemption, l'offre de prêt et les pièces d'urbanisme permettent de signer à cette date.
Coordonner l'agenda avec le confrèreQuand l'acquéreur est assisté de son propre notaire, il convient du créneau avec l'étude du confrère et précise qui reçoit l'acte et où se tient la signature.
Réserver salle et moyens de signatureIl réserve la salle adaptée au nombre de parties et, pour une partie absente, prévoit le recours à une procuration ou à une signature à distance si l'étude la pratique.
Confirmer à chaque participantIl envoie à chacun la date, l'heure, l'adresse et les documents à apporter, puis relance par courriel ceux qui n'ont pas confirmé deux jours avant la signature.
Déplacer une signature sans casser les autresQuand une banque repousse son déblocage, il cherche un nouveau créneau qui convienne à toutes les parties et vérifie l'effet du report sur les autres rendez-vous du notaire.
Alerter sur les fins de mois surchargéesIl signale au notaire les journées de fin de mois où les signatures s'empilent sans temps de lecture, car un acte authentique se lit en entier et prend parfois plus d'une heure.

Sur le terrain

Trois parties, deux études et une banque

Une vente réunit des vendeurs installés dans une autre région, des acquéreurs assistés par un confrère et une banque qui débloque le 28. Le gestionnaire propose trois créneaux entre le 26 et le 28, obtient l'accord du confrère sur le 27 au matin, prépare une procuration pour l'un des vendeurs empêché et confirme à tous la veille avec la liste des pièces à présenter.

Le dernier jour du trimestre

Pour le 30 juin, l'agenda du notaire compte déjà sept signatures quand une agence en demande une huitième. Le gestionnaire constate que deux des sept dossiers attendent encore une pièce d'urbanisme et prévient le notaire. Il propose de placer la nouvelle vente début juillet et de garder une plage libre en fin de journée pour les actes qui s'allongent.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Purge du droit de préemption: L'attente de la réponse des titulaires d'un droit de priorité avant de pouvoir signer.

Son métier de départ : Gestionnaire d'agenda. Toute l'activité : Notariat.