Dans un office notarial, la même semaine apporte une facture de cartouches, une note de géomètre commandée pour un bornage, la traduction d'un acte de naissance étranger et le renouvellement d'un abonnement juridique. Les premières sont des charges de l'étude ; d'autres sont des débours à imputer au dossier et à porter sur le décompte du client. Se tromper, c'est faire payer un client pour l'office, ou l'inverse, et la comptabilité de l'étude ne le pardonne pas.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Recevoir les besoins des clercs et de l'accueilIl centralise les demandes de fournitures, d'enveloppes de recommandés, de reliures et de plis urgents, demande le numéro de dossier quand l'achat concerne un client et refuse poliment une demande qui n'en porte pas alors qu'elle devrait.
Commander les traductions et pièces pour un dossierPour un acquéreur né à l'étranger ou une succession internationale, il commande la traduction de l'état civil auprès du traducteur retenu, en rattachant d'emblée la commande au dossier pour que le coût figure au décompte.
Distinguer charge de l'étude et débours clientÀ l'arrivée de chaque facture, il vérifie à qui elle revient. Une dépense de l'office n'est jamais réglée depuis les fonds de tiers, et un débours de dossier n'est jamais passé en charges générales de l'étude.
Relancer les prestataires avant une signatureQuand une pièce commandée conditionne la date de l'acte authentique, comme un plan de géomètre ou une traduction, il relance le prestataire par courriel à J-10 puis à J-5 et prévient le clerc si la date paraît compromise.
Rapprocher les factures des commandes passéesIl compare chaque facture à la commande et au bon de livraison : nombre de pages traduites, nombre de plis, prix convenu. Un écart part en question au fournisseur avant que le comptable taxateur ne règle quoi que ce soit.
Signaler les achats faits hors circuitIl repère les commandes passées directement par un clerc à un prestataire, souvent dans l'urgence des formalités préalables, et propose au responsable de l'étude de les intégrer au circuit plutôt que de les découvrir à la facture.

Sur le terrain

Une facture de géomètre sans numéro de dossier

Une note d'honoraires de géomètre arrive au nom de l'étude, sans référence. L'assistant retrouve dans les courriels du clerc la demande de division parcellaire pour une vente en cours, rattache la facture au dossier et vérifie que le compromis prévoit bien qui supporte ce coût. Le montant est porté au décompte de fonds remis aux parties, au lieu d'être réglé comme une charge de l'office.

Des plis urgents commandés chaque fin de mois

En relisant les factures du coursier, l'assistant constate une vingtaine de courses urgentes par mois, presque toutes les derniers jours. Il en reprend la liste avec les clercs : beaucoup servent à porter des procurations signées que la signature électronique à distance aurait évitées. Il propose au notaire de rappeler cette option aux clients éloignés, ce qui réduit les courses dès le trimestre suivant.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.

Son métier de départ : Assistant achats. Toute l'activité : Notariat.