Dans une étude, une même personne apparaît dans plusieurs dossiers sous des noms différents : nom de naissance, nom d'usage après mariage, orthographe d'un prénom composé. Un doublon fait perdre l'historique d'un client, sans lequel le devoir de conseil s'exerce à l'aveugle, et peut faire passer à côté d'une donation antérieure au moment d'une succession. L'agent tient la base du logiciel de l'étude propre, complète et conforme aux règles de conservation que les associés ont fixées.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Fixer les règles de saisie des personnesIl écrit avec les notaires comment saisir une personne : nom de naissance d'abord, nom d'usage à part, date et lieu de naissance obligatoires, pour que chaque clerc fasse pareil.
Repérer les fiches en doubleIl cherche les personnes saisies deux fois, même date et même lieu de naissance sous deux noms, et les présente au clerc concerné avec les dossiers attachés à chaque fiche.
Faire fusionner après vérificationIl ne propose une fusion qu'après comparaison des pièces d'état civil, et la fait valider par le clerc, car deux homonymes nés le même jour ne sont pas toujours la même personne.
Compléter les partenaires de l'étudeIl tient à jour les fiches des agences, syndics, banques et géomètres avec leur interlocuteur actuel, pour que les demandes de pièces partent vers la bonne personne.
Appliquer les durées de conservationIl distingue les données de prospection et de contact, à supprimer selon les règles fixées, des minutes et dossiers d'actes, qui suivent leurs propres obligations de conservation.
Traiter les demandes d'accès et d'effacementQuand une personne demande ce que l'étude détient sur elle ou son effacement, il prépare la réponse avec le notaire, en expliquant ce qui ne peut pas être effacé et pourquoi.

Sur le terrain

Une donation passée inaperçue

En ouvrant une succession, le clerc ne trouve aucun acte antérieur pour la défunte. L'agent cherche par date et lieu de naissance et retrouve une seconde fiche à son nom de jeune fille, liée à une donation reçue par l'étude vingt ans plus tôt. Il présente les deux fiches au clerc avec les pièces d'état civil, la fusion est validée, et la donation est prise en compte dans la liquidation, ce qui change le partage entre les héritiers.

Une demande d'effacement d'un ancien client

Un ancien acquéreur demande la suppression de toutes ses données. L'agent prépare avec le notaire une réponse qui distingue ce qui peut être effacé, ses coordonnées de contact et l'abonnement à la lettre de l'étude, de ce qui doit être conservé : l'acte authentique de son achat, conservé en minute, et le dossier comptable. La réponse, signée du notaire, lui est adressée dans le délai prévu.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Minute: L'original de l'acte conservé par l'étude ; il ne sort jamais, et ce sont des copies qui circulent.
Devoir de conseil: L'obligation d'éclairer toutes les parties sur la portée de l'acte, y compris celle qui ne paie pas.

Son métier de départ : Gestionnaire CRM. Toute l'activité : Notariat.