Dans une étude, la facturation intervient après la signature et suit des règles strictes : émoluments réglementés selon la nature de l'acte, débours refacturés au coût, taxes collectées pour l'État et reversées, provision du client à solder. Un acte signé mais jamais facturé immobilise l'argent du client et fausse les comptes de l'étude. L'agent repère ce qui est facturable, établit les factures et les décomptes que le clerc et le comptable valident.

Dans une entreprise de notariat, ce poste s'appelle « Facturation » (gestion et administration).

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Repérer les actes signés à facturerIl rapproche chaque jour la liste des actes signés de celle des factures émises et met en évidence ceux dont la facture n'a pas encore été établie, avec la date de signature.
Établir la facture selon la nature de l'acteIl prépare la facture en distinguant émoluments, débours, taxe de publicité foncière et autres droits, à partir du calcul du logiciel notarial, et la soumet au clerc.
Contrôler les mentions et les montantsIl vérifie l'identité du débiteur, la référence de l'acte, la ventilation des sommes et la concordance avec l'estimation remise avant signature, et explique tout écart.
Préparer le décompte définitifIl établit, après le retour de la publicité foncière et les derniers débours, le décompte qui solde la provision du client et fait apparaître le reliquat à lui restituer.
Établir les avoirs nécessairesQuand une facture a été faite sur une base erronée, par exemple un prix modifié à la signature, il prépare l'avoir et la facture rectifiée pour validation par le comptable.
Traquer les reliquats non restituésIl repère les dossiers clos dont un reliquat reste sur le compte des fonds de tiers et prépare pour le clerc la restitution, avec le relevé d'identité bancaire à demander.

Sur le terrain

Un acte de prêt signé il y a trois semaines

En rapprochant la liste des signatures et celle des factures, l'agent découvre qu'un acte authentique de prêt signé en même temps qu'une vente n'a jamais été facturé : seule la vente l'a été. Il prépare la facture de l'acte de prêt à partir du calcul du logiciel, la soumet au clerc et met à jour le décompte de l'acquéreur avant qu'il ne lui soit envoyé.

Un reliquat qui dort depuis un an

Un dossier de vente clos l'an dernier garde un reliquat sur la provision de l'acquéreur, faute de relevé bancaire pour le lui rendre. L'agent prépare le décompte définitif, un courriel à l'acquéreur qui explique la somme et demande ses coordonnées bancaires, et une note au comptable : la restitution ne partira qu'après vérification du relevé par l'étude.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
Taxe de publicité foncière: Les droits collectés pour le compte de l'État lors de la vente, à reverser dans les délais.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Publicité foncière: La formalité qui rend l'acte opposable aux tiers ; sans elle, la vente n'est pas complète.

Son métier de départ : Agent de facturation. Toute l'activité : Notariat.