Dans une étude, une condition se consent souvent oralement : un notaire promet à un promoteur des projets d'actes sous huit jours, accorde à un client fidèle une remise sur une consultation, convient avec une agence d'un circuit de transmission des compromis. Des années plus tard, plus personne ne sait ce qui a été accordé, par qui ni jusqu'à quand. Le gestionnaire écrit tout cela, en vérifie l'application et fait trancher par les associés ce qui reste flou.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Mettre par écrit chaque condition consentieIl inscrit dans un registre la condition, le partenaire, le notaire qui l'a accordée, la date et la durée, à partir des courriels et des souvenirs qu'il fait confirmer.
Vérifier qu'une remise reste dans le tarifPour chaque remise sur émoluments consentie sur un acte authentique, il contrôle avec le notaire qu'elle entre dans ce que le tarif réglementé autorise et qu'elle n'est pas réservée à un seul client.
Comparer les notes émises aux conditionsIl rapproche les notes d'honoraires des derniers mois des conditions du registre et relève celles où la remise promise a été oubliée ou appliquée sans accord, et s'assure qu'aucune n'a été réglée sur des fonds de tiers sans l'accord écrit du client.
Débusquer les avantages sans fin prévueIl signale les conditions accordées pour une opération et toujours appliquées des années plus tard, pour que les associés décident de les reconduire ou non.
Prévenir avant la fin d'une conventionIl alerte le notaire responsable un mois avant l'échéance d'une convention avec un promoteur ou un bailleur, avec le bilan de ce qui a été tenu des deux côtés.
Préparer les changements à faire validerIl rédige la proposition de modification d'une condition, avec son effet chiffré, et la soumet aux associés, qui seuls décident et l'annoncent au partenaire.

Sur le terrain

Un délai promis à un promoteur, jamais écrit

Un promoteur reproche à l'étude de ne plus envoyer les projets d'actes dans le délai convenu. Personne ne retrouve d'écrit. Le gestionnaire reconstitue l'échange à partir des courriels de l'ancien notaire associé, montre qu'un délai avait bien été promis pour les ventes sur plan et demande aux associés s'ils le maintiennent. Ils le confirment par écrit, et le délai entre dans le registre.

Une remise appliquée à un seul client

En rapprochant les notes, le gestionnaire voit qu'une remise sur émoluments a été accordée à un client particulier et pas à d'autres dans la même situation. Il le signale au notaire sans juger, en rappelant que le registre doit permettre de justifier chaque remise. Il ajoute que le devoir de conseil dû à chaque client ne dépend en rien de la remise obtenue. Les associés fixent une règle commune, et le gestionnaire la reporte dans le guide interne.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
Devoir de conseil: L'obligation d'éclairer toutes les parties sur la portée de l'acte, y compris celle qui ne paie pas.

Son métier de départ : Gestionnaire conditions commerciales. Toute l'activité : Notariat.