La comptabilité d'un office mélange en apparence deux mondes : ses propres charges (loyers, logiciels, personnel, fournitures) et les débours engagés pour les clients, refacturés sur les décomptes. Une analyse qui confond les deux grossit la dépense de l'étude de montants qui ne lui appartiennent pas. L'analyste classe chaque ligne, isole ce qui est exceptionnel et livre au notaire une cartographie fiable de ce que coûte réellement l'office.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Extraire la dépense de la comptabilité de l'officeIl récupère les écritures de charges sur l'exercice et les factures associées, en écartant d'emblée les mouvements des fonds de tiers et les droits collectés pour l'État, comme la taxe de publicité foncière.
Ranger chaque ligne dans une famille de dépenseIl classe par famille : informatique et logiciels, documentation juridique, archivage, locaux, fournitures, déplacements, communication, en s'appuyant sur le fournisseur et le libellé de la facture.
Vider le compte des « divers »Il reprend les écritures non classées une à une, retrouve leur objet dans la facture ou le courriel d'origine, et ne laisse en divers que ce qui ne peut vraiment être rattaché à rien.
Séparer débours refacturés et charges propresIl distingue les débours avancés pour un dossier et repris sur le décompte du client des charges que supporte l'office, afin que la cartographie ne mesure que ce que paie l'étude.
Mettre à part ce qui ne se reproduira pasIl isole les dépenses exceptionnelles, comme la rénovation de la salle où se signe l'acte authentique ou une migration de logiciel, pour que la comparaison d'une année sur l'autre reste juste.
Répondre aux questions du notaire sur ses coûtsIl répond par écrit aux questions ponctuelles, combien coûte la documentation juridique par notaire, combien l'archivage par an, avec la source de chaque chiffre.

Sur le terrain

Un poste « divers » à un cinquième des charges

Le compte divers représente près d'un cinquième des charges hors personnel. L'assistant reprend les factures : on y trouve des abonnements à Lexis 360 passés par un associé, des traductions pour des dossiers et des réparations de la climatisation. Il reclasse chaque ligne, sort les traductions vers les débours de dossier et ramène les divers à moins de 2 %. Le notaire découvre que la documentation juridique coûte deux fois ce qu'il pensait.

Une dépense gonflée par des débours

Une première analyse faisait apparaître une forte hausse des honoraires de prestataires. En séparant les flux, l'assistant constate qu'il s'agit surtout de généalogistes et de géomètres mandatés pour des dossiers, réglés puis repris sur les décomptes clients. Les charges propres de l'étude ont à peine bougé. Il refait la cartographie sur cette base et l'explique au notaire en une page.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
Taxe de publicité foncière: Les droits collectés pour le compte de l'État lors de la vente, à reverser dans les délais.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.

Son métier de départ : Analyste dépenses. Toute l'activité : Notariat.