Une commande d'office notarial a presque toujours une échéance qui ne se négocie pas : le rendez-vous de signature d'une vente, l'ouverture d'un nouveau bureau, la reprise après la fermeture d'août. Le fournisseur accuse réception, mais il inscrit sa propre date, et personne ne la relit. Le gestionnaire rapproche systématiquement les deux dates, relance ce qui n'est pas confirmé et prévient le clerc dont le dossier risque d'en pâtir.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Lire chaque confirmation reçue du fournisseurIl ouvre chaque accusé de réception, en relève la date, les quantités et le prix confirmés, et l'enregistre face à la commande, plutôt que de considérer qu'un accusé reçu vaut accord sur tout.
Mettre en regard date confirmée et date de besoinIl compare la date annoncée à celle dont l'étude a besoin, par exemple la veille d'une signature pour une traduction ou un plan, et signale tout écart au clerc le jour même, avec le dossier concerné.
Relancer ce qui reste sans réponseUne commande non confirmée sous trois jours ouvrés fait l'objet d'une relance par courriel, puis d'une seconde avec copie au responsable, en rappelant l'échéance de l'acte authentique quand elle en dépend.
Suivre les livraisons partiellesQuand un prestataire livre une partie seulement, comme quatre traductions sur six, il tient le reliquat ouvert, en informe le clerc et relance pour le solde jusqu'à réception complète.
Conserver l'historique des changementsIl garde trace de chaque modification de commande : quantité, date, prix, avec l'auteur et la raison, pour qu'à la facture on sache ce qui avait été réellement convenu.
Clore les commandes une fois tout reçu et payéIl vérifie que tout est arrivé, que la facture correspond, que la dépense est bien imputée à l'office ou au dossier sans toucher aux fonds de tiers pour une charge de l'étude, puis clôt la commande.

Sur le terrain

Un plan de division annoncé après la signature

Le géomètre confirme la commande d'un plan de division, mais avec une date de remise trois jours après la signature prévue. Personne ne l'avait relevé. L'assistant le voit en enregistrant l'accusé, prévient le clerc et écrit au géomètre pour rappeler que les formalités préalables à la vente en dépendent. Le géomètre avance la remise d'une semaine, et la date de signature est maintenue.

Six fauteuils pour la salle de signature

L'étude commande des fauteuils pour sa salle de signature rénovée, à livrer avant la reprise de septembre. L'accusé du fournisseur indique une livraison en octobre. L'assistant le signale aussitôt, demande une solution, et obtient la livraison de quatre fauteuils fin août et des deux autres plus tard. Il suit le reliquat, puis clôt la commande à la réception du solde et de la facture conforme.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.
Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.

Son métier de départ : Gestionnaire commandes fournisseurs. Toute l'activité : Notariat.