Un office consomme peu de choses, mais toujours au même moment : la fin du mois, la fin du trimestre et la dernière semaine de décembre, quand les signatures s'enchaînent. Les seuils de réapprovisionnement, fixés un jour, ne tiennent pas compte de ces pointes ni de la fermeture d'août des fournisseurs. Une rupture de toner un 30 juin, c'est une copie d'acte qui ne sort pas. L'assistant mesure, recalcule et propose les commandes à temps.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Relever le délai réel de chaque fournisseurIl compare la date de chaque commande de fournitures à la date de réception et en tire le délai réellement constaté, souvent plus long en été et en fin d'année que celui affiché.
Ajuster les seuils au rythme des signaturesIl recalcule les seuils de commande des consommables à partir de la consommation des derniers mois, en tenant compte des pics de fin de mois et de fin d'année où se signe la majorité des actes.
Fixer une marge de sécurité par articlePour le toner des imprimantes de la salle de signature ou les enveloppes de recommandés avec avis de réception, il fixe un stock minimal qui couvre une semaine de pointe et un retard de livraison.
Anticiper les périodes connues à l'avanceIl prévoit les commandes avant la fermeture estivale des fournisseurs et avant décembre, et tient compte d'un déménagement ou de l'arrivée d'un nouveau notaire associé.
Proposer les commandes de réassortIl prépare chaque semaine la liste des articles sous leur seuil, avec quantité et fournisseur, et la soumet au responsable, qui valide avant envoi.
Faire le bilan des ruptures et des excédentsChaque trimestre, il relève les ruptures, comme des chemises de dossiers épuisées un jour d'ouverture de formalités préalables, et les stocks dormants, comme des formulaires papier remplacés par la télétransmission vers la publicité foncière.

Sur le terrain

Une rupture de toner un 30 juin

L'an dernier, le toner de l'imprimante de la salle de signature avait manqué le dernier jour de juin, obligeant à imprimer les copies dans un autre bureau entre deux rendez-vous. L'assistant recalcule le seuil sur la consommation des pointes de fin de mois et ajoute une marge pour la fermeture des fournisseurs en été. Cette année, deux cartouches de réserve sont en place dès le 15 juin, et chaque acte authentique de la semaine est imprimé sans incident.

Des formulaires papier qui dormaient

En faisant le bilan trimestriel, l'assistant trouve plusieurs cartons de formulaires préimprimés que l'étude n'utilise plus depuis la dématérialisation de certains échanges avec l'administration. Il les signale au responsable, qui décide de les détruire, retire l'article des seuils de commande et libère une étagère pour les enveloppes de recommandés, dont la consommation a augmenté.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.
Publicité foncière: La formalité qui rend l'acte opposable aux tiers ; sans elle, la vente n'est pas complète.

Son métier de départ : Assistant approvisionnement. Toute l'activité : Notariat.