Dans une étude, les droits des utilisateurs ne sont pas un détail : l'accès au logiciel de rédaction, à la comptabilité des fonds clients, à la signature électronique et aux téléprocédures dépend du poste de chacun. Une fiche salarié incomplète ou un ancien clerc encore actif dans un outil devient un risque pour l'office. L'agent contrôle les données, repère les incohérences et propose les corrections aux personnes qui ont la main.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Contrôler les fiches créées dans la journéeIl vérifie que chaque fiche salarié saisie porte son poste, son coefficient, son notaire de rattachement et sa date d'entrée, et signale ce qui manque à la personne qui l'a créée.
Rapprocher fichier du personnel et utilisateurs des logicielsIl compare la liste des salariés présents avec les comptes ouverts dans le logiciel de rédaction et la comptabilité, et relève tout compte sans titulaire actif.
Vérifier les droits sur les fonds de tiersIl contrôle que seuls les postes désignés par les associés peuvent préparer ou valider un mouvement sur les fonds de tiers, et signale tout droit qui ne correspond plus au poste.
Repérer les situations incohérentesIl cherche les collaborateurs sortis encore actifs, les absences longues sans suspension des accès, ou un assistant doté du droit de signer électroniquement un acte authentique, réservé aux notaires.
Transmettre les corrections et les suivreIl envoie à l'administrateur ou au notaire gérant chaque correction à faire, avec la preuve de l'écart, et relance tant qu'elle n'est pas faite.
Remettre la revue des accès aux associésChaque mois, il dresse la liste des comptes, des droits et des écarts trouvés, pour que les associés la signent et la gardent en vue de l'inspection de l'étude.

Sur le terrain

Un assistant avec un droit de validation

En vérifiant les droits de la comptabilité, l'agent voit qu'un assistant arrivé il y a deux mois peut valider des virements sur les fonds de tiers, un droit copié par erreur depuis le profil de son prédécesseur, devenu comptable. Il le signale au notaire chargé de la comptabilité avec la capture du profil. Le droit est retiré le jour même et la revue du mois note l'écart et sa correction.

Une formaliste en congé long encore active

Une formaliste chargée de la publicité foncière est en congé parental pour six mois, mais ses accès aux téléprocédures restent ouverts. L'agent le relève, propose au notaire gérant de suspendre ses comptes sans les supprimer et de confier ses dossiers à une collègue. La suspension est faite, la reprise des dossiers organisée, et la réactivation est inscrite à la date prévue de son retour.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Publicité foncière: La formalité qui rend l'acte opposable aux tiers ; sans elle, la vente n'est pas complète.

Son métier de départ : Assistant SIRH. Toute l'activité : Notariat.