Le courrier d'une étude notariale déclenche des délais qui ne pardonnent pas : réponse d'une commune à une déclaration d'intention d'aliéner, accusé de réception de la notification du compromis à l'acquéreur, opposition sur le prix envoyée par un créancier, avis du service de publicité foncière. Le gestionnaire de courrier note la date de réception de chacun, l'adresse au bon clerc et l'alerte avant que l'échéance ne tombe.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Dater chaque recommandé reçuIl enregistre la date de première présentation et la date de retrait de chaque pli recommandé, parce que c'est souvent de l'une d'elles que part le délai à calculer pour le dossier.
Suivre les réponses aux déclarations d'aliénerIl rapproche chaque réponse de commune ou d'organisme de la déclaration envoyée, note renonciation, silence ou préemption, et dit au clerc si la purge du droit de préemption est acquise.
Orienter les oppositions sur le prixUne opposition d'un créancier ou du syndic sur le prix d'une vente touche aux fonds de tiers ; il la transmet sans délai au clerc et à la comptabilité, avec la copie du pli.
Enregistrer les retours du service foncierIl note l'arrivée des attestations, rejets ou demandes de régularisation du service de publicité foncière, et les dirige vers le formaliste qui suit la publication.
Préparer les envois recommandés de l'étudeIl prépare les notifications aux acquéreurs, les lettres aux titulaires de droits de priorité et les convocations, vérifie l'adresse et consigne chaque départ avec sa référence.
Tenir le registre des délais ouvertsIl tient pour chaque dossier la liste des délais en cours, date de départ, date d'échéance et personne responsable, et la remet chaque soir aux clercs concernés.

Sur le terrain

Un accusé de réception retrouvé dans une pile

L'avis de réception de la notification d'un compromis revient signé par l'acquéreur. Le gestionnaire l'enregistre avec la date portée par La Poste, la rapproche de l'envoi du dossier et indique au clerc la date à partir de laquelle le délai de rétractation se calcule. Le clerc peut ainsi annoncer aux parties le premier jour où la vente sera ferme.

Une opposition reçue l'avant-veille de la signature

Un syndic adresse à l'étude, par recommandé, une opposition sur le prix de vente d'un appartement pour des charges impayées. Le gestionnaire la rattache au dossier, la transmet le jour même au clerc et au comptable de l'étude, et note qu'elle devra être prise en compte dans le décompte. La signature se tient avec une somme retenue pour le syndic.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Purge du droit de préemption: L'attente de la réponse des titulaires d'un droit de priorité avant de pouvoir signer.
Publicité foncière: La formalité qui rend l'acte opposable aux tiers ; sans elle, la vente n'est pas complète.
Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.

Son métier de départ : Gestionnaire de courrier. Toute l'activité : Notariat.