Le solde bancaire d'une étude n'a rien à voir avec ce qui lui appartient : la plus grosse part des sommes qui transitent sont des fonds de clients, déposés sur un compte dédié. La trésorerie de l'office, elle, vit des émoluments encaissés à la signature, donc au rythme des fins de mois chargées et des creux d'été. L'assistant tient cette trésorerie-là, et elle seule.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Relever les soldes en séparant office et clientsIl relève chaque matin le solde du compte de l'office et note à part le total des fonds de tiers, pour que personne ne lise le second comme une réserve de l'étude.
Prévoir les émoluments à partir de l'agenda des signaturesIl bâtit l'encaissement attendu à partir des signatures fixées, et le rabote quand un dossier attend encore la purge du droit de préemption ou une offre de prêt.
Suivre les provisions sur frais non régléesIl liste les dossiers ouverts où la provision demandée au client n'a pas été versée, alors que l'étude avance déjà les frais des formalités préalables, et prépare les relances à valider.
Anticiper les échéances de l'officeSalaires des clercs, cotisations professionnelles, loyer et échéance du prêt d'acquisition des parts : il les place sur le calendrier en face des signatures attendues.
Alerter sur un mois de signatures qui glisseQuand plusieurs actes de fin de mois sont repoussés par la banque prêteuse, il chiffre l'effet sur la trésorerie de l'office et prévient le notaire gérant avant le versement des salaires.
Rendre la position de l'étude au notaire gérantIl remet chaque semaine la trésorerie propre de l'office, les encaissements attendus par dossier et les sorties prévues, sur une seule page lisible avant le rendez-vous du lundi.

Sur le terrain

Une fin de mois qui se vide

Sept ventes devaient être signées la dernière semaine du mois. Quatre glissent : deux offres de prêt en retard, une préemption de la commune non purgée, un état hypothécaire incomplet. L'agent recalcule les émoluments attendus, constate que les salaires seront couverts de justesse, et prévient le notaire gérant le lundi avec la liste des dossiers et la nouvelle date probable de chacun.

Un solde qui semble confortable

Un associé voit sur le relevé un solde élevé et propose de régler par anticipation une facture de travaux des locaux. L'agent rappelle que l'essentiel est fait de prix de vente en attente de reversement, qui appartiennent aux vendeurs. Il montre la trésorerie propre de l'office, nettement plus courte, et propose une date de paiement après les signatures de la fin du mois, quand chaque acte authentique aura rapporté ses émoluments.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Purge du droit de préemption: L'attente de la réponse des titulaires d'un droit de priorité avant de pouvoir signer.
Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.

Son métier de départ : Assistant trésorerie. Toute l'activité : Notariat.