Dans une étude notariale, le client règle rarement après coup : il verse une provision avant l'acte, et la facture se règle sur cette provision. Les vraies difficultés viennent des successions longues, des dossiers sans suite et des clients d'entreprise qui reçoivent des factures d'actes de société. Le gestionnaire clients suit chaque compte, explique les décomptes, relance avec tact les provisions manquantes et signale les dossiers débiteurs, qui ne doivent pas exister.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Suivre les provisions demandées avant l'acteIl vérifie pour chaque signature prévue que la provision demandée est arrivée sur les fonds de tiers, et prévient le clerc à quelques jours de l'acte quand elle manque.
Expliquer un décompte au clientIl répond par écrit au client qui demande pourquoi ses frais diffèrent de l'estimation, poste par poste, en distinguant ce qui revient à l'État de ce qui revient à l'étude.
Qualifier les factures d'actes impayéesIl distingue la société qui oublie de régler un acte de cession, l'héritier qui attend la vente d'un bien pour payer et le client qui conteste, et traite chaque cas différemment.
Relancer les règlements en retardIl adresse des relances courtoises et précises, avec la facture et l'acte concerné, et laisse au notaire toute relance qui pourrait toucher une relation de conseil de longue date.
Tenir la balance âgée des dossiers clientsIl classe les soldes restant dus par ancienneté et par nature d'acte, et repère les dossiers de succession où les frais s'accumulent depuis plusieurs mois sans provision.
Prévenir des dossiers débiteursIl alerte le comptable dès qu'un dossier client présente un solde négatif, situation que la comptabilité de l'étude ne tolère pas, avec la cause probable et la provision à demander.

Sur le terrain

Un acquéreur surpris par la taxe

Un acquéreur écrit, mécontent, que ses frais sont plus élevés que ceux annoncés par son agent immobilier. Le gestionnaire reprend l'estimation remise par l'étude, constate qu'elle était exacte, et prépare une réponse qui détaille la taxe de publicité foncière, les débours et les émoluments. Il propose un rendez-vous avec le clerc, qui complète l'explication au titre du devoir de conseil.

Une succession ouverte depuis dix-huit mois

Le dossier de succession d'un client accumule des débours sans provision : généalogiste, estimations, certificats. Le gestionnaire présente au clerc l'état du compte, la liste des frais engagés et un projet de courriel aux héritiers qui explique ces frais et demande une provision avant le prochain acte authentique, en rappelant qu'aucun autre client ne peut en faire l'avance.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
Devoir de conseil: L'obligation d'éclairer toutes les parties sur la portée de l'acte, y compris celle qui ne paie pas.
Taxe de publicité foncière: Les droits collectés pour le compte de l'État lors de la vente, à reverser dans les délais.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.

Son métier de départ : Gestionnaire clients. Toute l'activité : Notariat.