Chaque étude reçoit un contrôle annuel mené par des confrères et un comptable inspecteur, et une société d'exercice peut en plus avoir un commissaire aux comptes. Les inspecteurs demandent des dossiers précis, vérifient les rapprochements des comptes clients, les délais de reversement et la complétude des pièces. Une demande non satisfaite dans la journée se transforme en remarque. L'assistant fait en sorte que tout soit déjà prêt.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Traduire la liste de l'inspection en dossiers à sortirIl reçoit la liste des points demandés par les inspecteurs et la convertit en dossiers précis à préparer, avec pour chacun le clerc qui le connaît et la pièce attendue.
Préparer les rapprochements des comptes de dépôtIl réunit les rapprochements mensuels entre les comptes clients et les relevés des fonds de tiers, avec l'explication écrite de chaque écart résiduel.
Constituer les échantillons de décomptesPour les dossiers tirés par l'inspecteur, il réunit décompte, minute, justificatifs de paiement et preuves de reversement, dans l'ordre où l'inspecteur les lira.
Justifier les reversements de droits collectésIl démontre pour chaque acte de l'échantillon la date de reversement de la taxe de publicité foncière et des droits, et explique tout délai sorti de l'ordinaire.
Relayer les questions des inspecteurs aux clercsIl transmet chaque question au bon collaborateur, avec l'heure à laquelle la réponse est attendue, puis la remet par écrit aux inspecteurs avec la pièce.
Tenir le journal de ce qui a été remisIl note chaque pièce transmise, à qui et quand, pour que l'étude sache à la fin du contrôle ce qui a été vu et puisse répondre au rapport point par point.

Sur le terrain

Dix dossiers demandés pour l'après-midi

Le matin du contrôle, l'inspecteur remet une liste de dix dossiers signés dans l'année. L'agent les répartit entre les clercs, sort pour chacun le décompte, la copie de l'acte authentique et le justificatif de reversement des droits, et constate qu'un dossier manque de la preuve de l'origine des fonds. Il prévient le notaire avant midi, qui retrouve l'échange écrit avec la banque.

Un écart ancien dans les rapprochements

Les rapprochements font apparaître un petit écart reporté de mois en mois depuis l'année précédente. Avant l'arrivée des inspecteurs, l'agent remonte à son origine : un chèque de client annulé, jamais contre-passé. Il prépare l'écriture et la note explicative avec la copie du chèque, et l'étude présente un rapprochement juste plutôt qu'un écart que personne ne sait expliquer.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
Minute: L'original de l'acte conservé par l'étude ; il ne sort jamais, et ce sont des copies qui circulent.
Taxe de publicité foncière: Les droits collectés pour le compte de l'État lors de la vente, à reverser dans les délais.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.

Son métier de départ : Assistant audit. Toute l'activité : Notariat.