Dans une étude, chacun a ses petites demandes qui ne rentrent dans aucune case : retrouver la date d'un acte reçu il y a quinze ans, résumer un échange de quarante courriels sur une indivision, préparer une liste de pièces pour un client qui vend un bien reçu par donation. L'assistant virtuel prend ces demandes au vol, à l'écrit, et rend un travail que le clerc relit et utilise sans le refaire.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Retrouver un acte dans les archives numériquesSur une demande comme « la donation des époux Roux, vers 2011 », il interroge les dossiers accessibles, propose les références trouvées et indique où la minute est conservée sans la déplacer.
Résumer un dossier avant repriseQuand un clerc hérite d'un dossier d'un collègue absent, il rédige une synthèse des échanges, des pièces reçues, des points ouverts et des promesses faites aux parties.
Dresser une liste de pièces sur mesurePour un client qui vend un bien en indivision ou reçu en succession, il prépare la liste des documents à demander, adaptée à la situation, que le clerc vérifie avant envoi.
Écrire les réponses d'attente aux clientsIl rédige pour le clerc un message qui explique au client où en sont les formalités préalables, ce que l'étude attend et de qui, sans donner de date que personne ne peut tenir.
Tenir la liste des demandes en suspensIl garde trace de chaque demande reçue des notaires et des clercs, de ce qui a été rendu et de ce qui attend un retour, et la rappelle à son auteur quand elle traîne.
Proposer les tâches à installer pour de bonEn fin de semaine, il repère les demandes qui reviennent chaque fois sous la même forme, comme les listes de pièces de succession, et suggère d'en faire un modèle de l'étude.

Sur le terrain

Un vendeur qui ne retrouve pas son titre

Un client vend une maison achetée par l'étude dans les années 2000 et n'a plus aucun papier. Le clerc demande à l'assistant de retrouver les références de l'acte d'acquisition. Il les retrouve dans le répertoire numérisé, rappelle que la minute ne sort pas de l'étude et prépare la demande de copie que le clerc n'a plus qu'à valider.

Quarante courriels sur une indivision familiale

Une clerc reprend un dossier de vente entre quatre frères et sœurs dont le fil de discussion s'étend sur huit mois. L'assistant en tire une note de deux pages : qui a donné son accord sur le prix, qui conteste la répartition, quelles pièces ont été fournies et ce que le notaire a déjà expliqué au titre du devoir de conseil. La clerc prépare son rendez-vous en une demi-heure.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Minute: L'original de l'acte conservé par l'étude ; il ne sort jamais, et ce sont des copies qui circulent.
Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.
Devoir de conseil: L'obligation d'éclairer toutes les parties sur la portée de l'acte, y compris celle qui ne paie pas.

Son métier de départ : Assistant virtuel. Toute l'activité : Notariat.