Un traducteur, un généalogiste ou un archiviste qui travaille pour un office voit passer des états civils, des patrimoines et parfois des secrets de famille. Le moment du référencement est le seul où l'étude peut tout exiger sans gêne : le prestataire veut travailler et n'a encore rien facturé. L'assistant adapte le dossier demandé au risque, réunit les pièces, contrôle chacune et ne clôt rien tant qu'il manque un document.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Adapter les exigences au type de prestationIl distingue un fournisseur de papeterie, qui ne voit aucune donnée, d'un généalogiste ou d'un prestataire de numérisation, qui manie des données sensibles et parfois des minutes, et fixe pour chacun la liste des pièces.
Envoyer au prestataire la liste précise des piècesIl écrit au prestataire avec la liste des documents attendus, le modèle d'engagement de confidentialité de l'étude et, quand il traite des données personnelles, la clause de sous-traitance à signer.
Examiner chaque document à réceptionIl vérifie la date de l'extrait d'immatriculation, la période couverte par l'attestation d'assurance, la signature de l'engagement, et pour un traducteur son inscription en cours sur la liste de la cour d'appel.
Faire confirmer le compte bancaire par un humainIl compare le RIB fourni à l'identité de la société et demande qu'un collaborateur le confirme auprès du prestataire par un canal connu, car l'étude, qui manie des fonds de tiers, est une cible de fraude.
Relancer les dossiers restés incompletsIl relance par courriel les prestataires dont le dossier n'est pas complet, en rappelant qu'aucune commande ne leur sera passée avant, même pour une traduction attendue avant un acte authentique.
Documenter les exceptions accordéesSi le notaire accepte à titre exceptionnel de commander avant la fin du référencement, il consigne la dérogation, sa raison et la pièce manquante, et suit sa régularisation.

Sur le terrain

Un prestataire de numérisation pressé

Un prestataire retenu pour numériser les registres anciens souhaite commencer dès la semaine suivante. L'assistant lui envoie la liste des pièces : engagement de confidentialité pour chaque intervenant, attestation d'assurance couvrant les documents confiés, clause sur les données personnelles. L'engagement d'un des deux techniciens manque. Il relance, l'obtient deux jours plus tard, et le référencement est clos avant que le premier registre ne soit ouvert.

Un traducteur dont l'inscription avait expiré

Un traducteur recommandé par un confrère envoie son dossier. En le contrôlant, l'assistant constate que son inscription sur la liste de la cour d'appel n'apparaît plus dans la liste publiée de l'année. Il le lui signale ; le traducteur explique que son renouvellement est en cours et fournit le justificatif de dépôt. Le notaire décide d'attendre la confirmation avant de lui confier une traduction destinée à un acte authentique.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Minute: L'original de l'acte conservé par l'étude ; il ne sort jamais, et ce sont des copies qui circulent.
Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.

Son métier de départ : Chargé de référencement fournisseurs. Toute l'activité : Notariat.