Les notaires d'une étude encadrent chacun quelques clercs et assistants, et l'entretien annuel passe toujours après le rendez-vous de signature, la succession urgente ou les formalités préalables à boucler. L'entretien professionnel, lui, a ses échéances légales et ne se reporte pas indéfiniment. L'agent liste qui doit en passer un, cale les rendez-vous hors des périodes de fin de mois et vérifie que les comptes rendus reviennent complets.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Établir qui doit passer quel entretienIl croise les dates d'entrée, de retour de congé long et des derniers entretiens pour lister, par notaire encadrant, les entretiens annuels et professionnels dus cette année.
Choisir la bonne période pour la campagneIl propose d'ouvrir la campagne en dehors des fins de trimestre et de la période des congés, quand l'étude signe moins, et le soumet aux associés avant d'écrire aux managers.
Remettre à chaque notaire sa liste et ses supportsIl envoie à chaque notaire encadrant la liste de ses collaborateurs, la grille d'entretien de l'étude et le compte rendu précédent, pour que l'entretien parte de ce qui avait été dit.
Proposer des rendez-vous qui tiennentIl propose des créneaux libres dans les deux agendas en évitant les matinées réservées aux signatures, et replace aussitôt un entretien déplacé par un acte authentique avancé.
Contrôler les comptes rendus rendusIl vérifie que chaque compte rendu porte les deux signatures, la date et les souhaits de formation, et renvoie au notaire ceux qui sont incomplets avant de les classer.
Rendre compte de l'avancement chaque semaineIl envoie au notaire gérant un point hebdomadaire : entretiens tenus, prévus, en retard, et ceux dont l'échéance légale approche, nommés un par un.

Sur le terrain

Un entretien professionnel à l'échéance

L'agent voit qu'une assistante de l'étude arrive à l'échéance de son entretien professionnel dans trois semaines et que son notaire n'a rien posé. Il lui écrit avec le compte rendu précédent et deux créneaux pris en dehors de ses jours de signature. Le notaire en retient un, l'entretien a lieu, et l'agent classe le compte rendu signé dans le dossier de la salariée.

Une campagne bousculée par la fin de mois

Quatre entretiens étaient calés la dernière semaine de mars, puis la purge du droit de préemption s'est achevée sur trois dossiers et la banque d'un acquéreur a imposé leurs signatures sur les mêmes après-midi. L'agent replace les quatre entretiens sur la première quinzaine d'avril, prévient les collaborateurs et met à jour le point hebdomadaire. Aucun entretien n'est annulé sans date de remplacement, et la campagne se termine dans le délai fixé par les associés.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.
Purge du droit de préemption: L'attente de la réponse des titulaires d'un droit de priorité avant de pouvoir signer.

Son métier de départ : Assistant évaluation des performances. Toute l'activité : Notariat.