Une étude de vingt personnes a des avantages précis, souvent négociés au niveau de la profession : régime de prévoyance et de retraite propre au notariat, mutuelle, titres-restaurant, prise en charge des transports. Les clercs posent leurs questions entre deux rendez-vous, et les factures des prestataires arrivent à la comptable déjà occupée par les fonds de tiers et le reversement de la taxe de publicité foncière. L'agent tient l'ensemble à jour sans que personne n'ait à y penser.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Calculer la commande mensuelle de titresIl compte les jours travaillés de chaque collaborateur en retirant congés, formations hors étude et arrêts, et présente au notaire gérant la commande du mois avec ses écarts.
Vérifier la livraison des titres commandésÀ réception, il compare la livraison à la commande validée, par personne, et signale tout écart au prestataire par courriel avant de distribuer les titres.
Suivre les affiliations mutuelle et prévoyanceIl s'assure que chaque arrivée, sortie ou changement de situation familiale est transmis à la mutuelle et à la caisse de prévoyance de la profession, et relance si l'affiliation tarde.
Répondre aux questions des collaborateursIl explique par courriel à un clerc ce que couvre la prévoyance en cas d'arrêt long ou comment se calcule le remboursement de son abonnement, à partir des documents des organismes.
Rapprocher les factures des avantagesIl compare chaque facture de mutuelle et de titres à l'effectif du mois, signale les cotisations facturées pour une personne partie, et transmet le rapprochement à la comptable.
Séparer les dépenses du personnel des comptes clientsIl veille à ce que les factures d'avantages soient adressées à la comptabilité de l'office et jamais rapprochées des comptes de fonds de tiers, où rien de l'étude ne doit transiter.

Sur le terrain

Une mutuelle facturée pour un clerc parti

En rapprochant la facture de mutuelle de février, l'agent constate qu'un clerc parti fin décembre y figure encore, avec ses ayants droit. Il vérifie la date de sortie dans le registre, prépare un courriel à l'organisme demandant la régularisation et l'avoir correspondant, et le soumet au notaire gérant. Le courriel part, et l'avoir arrive avec la facture suivante, vérifiée à son tour.

Une commande de titres gonflée par un séminaire

Toute l'étude a passé deux jours à une formation de la chambre, repas compris. L'agent retire ces deux journées de la commande de titres-restaurant, sauf pour les deux personnes restées à l'office pour recevoir un acte authentique que la banque ne permettait pas de déplacer. Il joint à sa proposition la liste nominative, le notaire valide, et la commande est passée au bon nombre.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Taxe de publicité foncière: Les droits collectés pour le compte de l'État lors de la vente, à reverser dans les délais.

Son métier de départ : Gestionnaire avantages. Toute l'activité : Notariat.