Le budget d'une étude ne se bâtit pas comme celui d'une entreprise qui vend un produit : ses recettes dépendent du marché immobilier local, du nombre de successions ouvertes et du tarif réglementé des actes. Ses charges sont surtout humaines, clercs, formalistes, comptable taxateur, auxquelles s'ajoutent le logiciel de rédaction, l'archivage des minutes et les cotisations de la profession. L'assistant budget rend chaque hypothèse explicite pour que les associés arbitrent en connaissance de cause.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Poser l'hypothèse de production par famille d'actesIl part des actes reçus les années précédentes, ventes, prêts, successions, donations, et demande à chaque notaire associé ce qu'il attend de son portefeuille pour l'année.
Chiffrer les effectifs de l'étude poste par posteIl reprend chaque clerc, formaliste et assistante avec son coefficient de la convention collective, ses évolutions prévues et les recrutements envisagés, en datant chacun.
Budgéter le logiciel et l'archivage des minutesIl rassemble les contrats de l'éditeur du logiciel de rédaction, du prestataire qui conserve les minutes papier et du stockage électronique, avec leurs révisions prévues.
Réclamer les demandes des notaires associésIl écrit à chaque associé pour obtenir ses projets de l'année, formation, recrutement, équipement de signature, et le relance avant la réunion d'arbitrage.
Tenir les versions arbitrées du budgetIl numérote chaque version discutée par les associés, note ce qui a changé et pourquoi, et diffuse la version retenue à ceux qui doivent la suivre.
Actualiser la prévision en cours d'annéeAu milieu de l'exercice, il remplace les mois écoulés par le réel et revoit le nombre d'actes attendus selon le carnet de dossiers en formalités préalables.

Sur le terrain

Un recrutement qui change tout

Un associé veut recruter un clerc rédacteur supplémentaire pour absorber les ventes en lotissement d'un promoteur local. L'agent chiffre le poste à son coefficient, ajoute les frais d'équipement et de formation, puis met en face le volume de ventes à recevoir en acte authentique pour le couvrir. Il présente les deux colonnes aux associés, qui décident de recruter au second trimestre, une fois le premier lot commercialisé.

Une hausse de l'archivage oubliée

En préparant le budget, l'agent relit le contrat du prestataire de conservation et y trouve une révision du prix à la boîte prévue pour l'année. Il ajoute la hausse et y joint une piste : les minutes les plus anciennes, déjà numérisées et éligibles au versement aux archives, pourraient sortir de la conservation payante. Il pose la question au notaire, qui vérifie ce que les règles de la profession permettent.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Minute: L'original de l'acte conservé par l'étude ; il ne sort jamais, et ce sont des copies qui circulent.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.

Son métier de départ : Assistant budget. Toute l'activité : Notariat.