Un office notarial reçoit régulièrement des offres de sites qui promettent des dossiers de succession ou de vente contre une commission par client. Or rémunérer l'apport d'un client pose à un notaire une question déontologique que lui seul tranche, avec sa chambre si besoin. Le chargé d'affiliation fait donc ici un travail d'enquête et de mesure : d'où viennent vraiment les dossiers, qui prétend les avoir apportés, et ce que chaque partenariat engage.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Instruire les offres de partenariats reçuesIl lit chaque proposition de plateforme ou de comparateur, relève le mode de rémunération demandé, les données clients qu'elle collecte et ce qu'elle dit de l'étude, puis rédige pour le notaire une note qui pose la question déontologique sans la trancher.
Retrouver l'origine réelle des dossiers ouvertsÀ partir de la fiche d'ouverture dans le logiciel de l'étude, il relève qui a orienté le client : agence immobilière, banque, courtier, ancien client, recherche en ligne. C'est ce relevé, et non la déclaration d'un partenaire, qui dit qui apporte quoi.
Repérer les sites qui usurpent le nom de l'officeIl surveille les pages qui citent l'étude ou le nom du notaire pour capter des demandes, notamment les annuaires payants et les faux formulaires de « devis de frais de notaire », et prépare le signalement que le notaire décidera d'envoyer.
Vérifier ce que disent les partenaires sur l'étudeIl contrôle que les textes publiés par un partenaire ne promettent ni délai de signature, ni remise, ni accès privilégié, et qu'ils ne laissent pas croire que l'étude défend une seule partie alors que son devoir de conseil vaut pour toutes.
Tenir à l'écart tout flux d'argent ambiguIl signale au notaire toute proposition qui ferait transiter une rétrocession par le compte de l'étude : les fonds de tiers ne servent qu'aux opérations des clients, et une commission n'a rien à y faire, même de passage.
Dresser le bilan annuel des prescripteursIl produit chaque année un tableau des dossiers par origine, avec le nombre qui a abouti à un acte authentique, pour que l'étude sache quelles relations entretenir sans jamais lier cet entretien à une rémunération.

Sur le terrain

Une plateforme de successions qui se dit « partenaire »

Une société propose d'adresser à l'étude des familles endeuillées contre un pourcentage sur chaque dossier ouvert. L'assistant relit ses conditions et découvre qu'elle revend aussi les coordonnées des familles à des agences. Il rédige une note de deux pages pour le notaire : mode de rémunération, données collectées, mentions où l'étude serait nommée. Le notaire décline, et la réponse de refus préparée par l'assistant part après sa relecture.

Trois dossiers revendiqués par deux agences

Deux agences immobilières affirment chacune avoir orienté les mêmes vendeurs vers l'étude. L'assistant reprend les fiches d'ouverture, les premiers courriels et les compromis transmis : les trois dossiers sont arrivés par le compromis de la première agence. Il remet au notaire une chronologie factuelle, sans aucune conséquence financière, puisque l'étude ne rémunère pas l'orientation, mais utile pour répondre à la seconde agence sans froisser personne.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Devoir de conseil: L'obligation d'éclairer toutes les parties sur la portée de l'acte, y compris celle qui ne paie pas.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.

Son métier de départ : Chargé d'affiliation. Toute l'activité : Notariat.