Le scanner de l'étude et les boîtes de courriel déversent chaque jour des dizaines de fichiers aux noms inutilisables : extraits d'état civil, relevés de mairie, offres de prêt, réponses des syndics. Tant qu'ils ne sont pas rangés, le clerc croit qu'une pièce manque et la redemande. L'agent de classement reconnaît chaque document, le nomme d'après le dossier et le type de pièce, et pose la question quand il ne sait pas.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Reconnaître le type de chaque pièce reçueIl distingue un extrait de naissance d'un livret de famille, un état daté de syndic d'un règlement de copropriété, une réponse de la commune d'un certificat d'urbanisme, et le note.
Nommer les fichiers selon la règle de l'étudeIl renomme chaque pièce avec la référence du dossier, la nature du document et sa date, pour qu'un clerc qui ouvre le dossier voie d'un coup d'œil ce qui est arrivé.
Déposer la pièce dans le bon dossierIl retrouve le dossier par le nom des parties, l'adresse du bien ou la référence citée dans le courriel, et y range la pièce dans la rubrique des formalités préalables ou de la correspondance.
Interroger quand le rattachement est douteuxQuand deux dossiers concernent la même famille ou le même immeuble, il demande au clerc où ranger la pièce plutôt que de deviner, avec les deux possibilités sous les yeux.
Écarter les pièces reçues en doubleIl repère le même relevé envoyé par le client puis par l'agence immobilière, garde le plus lisible et liste les doublons pour que personne ne les compte comme deux pièces.
Signaler les pièces qui débloquent un dossierQuand arrive la réponse attendue pour la purge du droit de préemption ou un état hypothécaire, il prévient aussitôt le clerc en charge, en plus de ranger le fichier.

Sur le terrain

Un scan groupé de douze pages

Un client dépose à l'accueil une liasse que l'étude numérise d'un seul tenant : livret de famille, avis de taxe foncière, diagnostics et une ancienne quittance de taxe de publicité foncière d'une précédente acquisition. L'agent identifie chaque partie, les sépare en fichiers distincts correctement nommés et les range dans le dossier de vente, en signalant au clerc que les diagnostics sont datés de plus d'un an.

Deux ventes dans le même immeuble

L'étude traite deux ventes de lots dans la même copropriété et le syndic envoie un état daté sans préciser le lot dans l'objet du courriel. L'agent ouvre le document, lit le numéro de lot et le nom du copropriétaire, et le range dans le bon dossier. Pour une seconde pièce sans aucune mention de lot, il pose la question au clerc plutôt que de choisir.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.
Purge du droit de préemption: L'attente de la réponse des titulaires d'un droit de priorité avant de pouvoir signer.
Taxe de publicité foncière: Les droits collectés pour le compte de l'État lors de la vente, à reverser dans les délais.

Son métier de départ : Agent de classement. Toute l'activité : Notariat.