Les associés d'une étude regardent les achats deux fois par an, souvent en réunion entre deux signatures. On y annonce qu'on a renégocié les copieurs ou l'archivage, et l'année suivante la dépense a pourtant monté. Rarement par mauvaise foi : une remise non appliquée, un volume qui a augmenté, un débours mal classé. L'analyste fixe des définitions stables, produit des états cohérents et rapproche chaque économie des factures.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Écrire ce que mesure chaque indicateurIl rédige la définition de chaque indicateur : dépense de l'office hors débours, hors taxe de publicité foncière et hors mouvements des fonds de tiers, économie mesurée sur quel prix de référence, sur quelle période.
Sortir l'état mensuel des achatsIl produit chaque mois un état des dépenses par famille, comparé au même mois de l'année précédente et au budget voté par les associés, avec une ligne d'explication pour chaque écart notable.
Retrouver les économies dans les facturesPour chaque économie annoncée en comité, il vérifie sur les factures suivantes que le prix négocié est appliqué et que le gain n'est pas absorbé par une hausse de volume.
Signaler une dérive dès qu'elle apparaîtIl alerte quand une famille dépasse son budget ou qu'un prix négocié remonte, sans attendre le comité suivant, avec le fournisseur concerné et le montant en jeu.
Préparer le dossier du comité des associésIl assemble l'état semestriel, les économies vérifiées, les dérives, les contrats à échéance et les décisions à prendre, en quelques pages lisibles avant une réunion souvent courte.
Contrôler que les états se recoupentIl vérifie que le total des états achats correspond aux charges de la comptabilité de l'office, et explique l'écart quand il existe, par exemple une rénovation de la salle d'acte authentique passée en immobilisation.

Sur le terrain

Une économie sur les copieurs qui n'est jamais arrivée

Le comité avait salué une renégociation du contrat des copieurs. Six mois plus tard, l'assistant compare les factures : le prix par page a bien baissé, mais le loueur a ajouté une ligne de « service connecté » qui en absorbe l'essentiel. Il chiffre l'écart, rappelle que le contrat renégocié n'en parlait pas et le présente au comité suivant, qui charge un associé de demander la suppression de la ligne.

Une dépense en hausse qui n'en était pas une

Un associé s'alarme d'une hausse de la dépense d'un tiers sur le trimestre. L'assistant découvre qu'un changement de saisie comptable a fait entrer des débours de dossiers dans les charges de l'office. Il les retire selon la définition écrite, republie l'état et ajoute au dossier du comité une note sur ce changement, pour que les associés ne comparent pas deux chiffres qui ne mesurent pas la même chose.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
Taxe de publicité foncière: Les droits collectés pour le compte de l'État lors de la vente, à reverser dans les délais.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.

Son métier de départ : Analyste reporting achats. Toute l'activité : Notariat.