Les associés d'une étude pilotent avec quelques chiffres : nombre d'actes, émoluments encaissés, dossiers en cours, poids des ventes face aux successions et au droit de l'entreprise. Ces chiffres trompent quand on confond actes signés et actes publiés, ou qu'on compare un mois de fin de trimestre à un mois creux. L'agent définit chaque indicateur, extrait les données du logiciel de l'étude et explique les écarts avant qu'on en tire des conclusions.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Définir chaque indicateur de l'étudeIl écrit avec les associés ce que l'on compte : acte authentique signé ou publié, émoluments facturés ou encaissés, dossier ouvert à quelle date, pour que chaque chiffre ait un sens.
Extraire les données du logiciel de rédactionIl tire du logiciel de l'étude les actes, dossiers et émoluments de la période, et vérifie que tous les notaires et bureaux annexes sont bien inclus.
Contrôler les extractions avant de calculerIl compare le nombre d'actes extraits au répertoire de l'étude et les émoluments à la comptabilité, et signale tout écart avant de produire un chiffre.
Mesurer le délai des formalités préalablesIl calcule, par type de vente, le temps entre le compromis et l'acte, puis entre l'acte et le retour de la publicité foncière, pour montrer où les dossiers attendent.
Comparer les périodes qui se comparentIl rapproche chaque mois du même mois de l'année passée plutôt que du mois précédent, pour que l'effet des fins de trimestre ne passe pas pour une hausse ou une chute.
Montrer d'où viennent les dossiersIl calcule la part des ventes apportées par chaque agence, promoteur ou client direct, et signale aux associés les partenaires dont l'apport se concentre ou diminue.

Sur le terrain

Une baisse d'activité qui n'en était pas une

Le tableau d'octobre montrait une baisse nette des émoluments par rapport à septembre, et un associé s'en inquiétait. L'agent compare octobre à octobre de l'année passée : le niveau est stable, septembre ayant concentré les signatures de fin de trimestre. Il ajoute que les dossiers en cours sont plus nombreux qu'il y a un an. Les associés renoncent à réduire les renforts prévus pour décembre.

Un bureau annexe absent de l'extraction

En contrôlant l'extraction de juin, l'agent constate que le nombre d'actes est inférieur de dix-huit à celui du répertoire. Le bureau annexe, ouvert en avril, avait été créé comme un site distinct dans le logiciel et n'était pas inclus. Il refait l'extraction, rapproche les émoluments de la comptabilité, sans y mêler les mouvements de fonds de tiers, et envoie le rapport avec une note sur la correction.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Publicité foncière: La formalité qui rend l'acte opposable aux tiers ; sans elle, la vente n'est pas complète.
Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.
Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.

Son métier de départ : Analyste des ventes. Toute l'activité : Notariat.