Une étude achète peu, mais elle achète des choses qui comptent : abonnements aux logiciels de rédaction et aux bases juridiques, prestations d'archivage des minutes, matériel de numérisation, reliure, fournitures, entretien des locaux qui reçoivent les clients. L'assistant achats cadre le besoin, consulte, compare à prestation égale et rapproche les factures des commandes, en tenant toujours séparées les dépenses de l'étude et les fonds de tiers.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Préciser le besoin avant toute consultationPour un nouveau scanner ou un contrat d'archivage, il note volumes, contraintes de confidentialité, durée de conservation et compatibilité avec le logiciel notarial avant de consulter.
Comparer les offres d'archivage des minutesIl met côte à côte les propositions de conservation physique et numérique, sécurité des locaux, conditions de consultation et coût par mètre linéaire ou par volume, à critères égaux. Une minute est l'original d'un acte authentique : sa perte ne se rattrape pas.
Suivre les abonnements logiciels de l'étudeIl tient la liste des licences de Genapi, Lexis 360 ou des bases généalogiques, le nombre de postes payés et utilisés, et signale avant reconduction ce qui peut être réduit.
Passer les commandes validéesIl transmet au fournisseur la commande validée par le notaire ou l'office manager, en reprenant exactement les quantités, le prix et le délai annoncé dans l'offre retenue.
Rapprocher facture, commande et livraisonIl vérifie que la facture correspond à ce qui a été commandé et reçu, et qu'elle est bien imputée aux frais de l'étude et jamais sur un compte où sont détenus des fonds de tiers.
Relancer les livraisons attenduesPour le papier, les fournitures de reliure ou le matériel de signature électronique, il relance le fournisseur dès que le délai promis est dépassé et en informe le demandeur.

Sur le terrain

Un contrat d'archivage qui arrive à terme

Le prestataire qui conserve les anciennes minutes de l'étude annonce une hausse sensible au renouvellement. L'assistant achats relève les volumes réellement stockés, consulte deux autres prestataires sur les mêmes exigences de sécurité et de consultation, et présente au notaire un tableau comparatif, en rappelant que tout transfert de minutes demande des précautions que le notaire doit lui-même organiser.

Une facture de logiciel pour quinze postes

La facture annuelle d'un logiciel de rédaction porte sur quinze postes alors que l'étude compte onze collaborateurs depuis deux départs. L'assistant rapproche le contrat, la liste des accès actifs et la commande initiale, signale l'écart au notaire et prépare pour l'éditeur une demande d'ajustement, que le notaire envoie après relecture.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
Minute: L'original de l'acte conservé par l'étude ; il ne sort jamais, et ce sont des copies qui circulent.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.

Son métier de départ : Assistant achats. Toute l'activité : Notariat.