Les salariés d'une étude relèvent de la convention collective du notariat et d'une caisse de retraite et de prévoyance spécifique, la CRPCEN, à côté des organismes habituels. Les bulletins viennent souvent d'un prestataire ; la comptabilité de l'office doit ensuite les enregistrer, rapprocher chaque caisse et sortir les virements, sans que jamais un salaire ne soit prélevé sur l'argent des clients.

Dans une entreprise de notariat, ce poste s'appelle « Paie » (gestion et administration).

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Passer le journal de paie dans la comptabilité de l'officeIl enregistre les salaires, charges et retenues dans la comptabilité de l'office, jamais dans celle des clients, et vérifie que le total net correspond au fichier du prestataire de paie.
Rapprocher les cotisations de la caisse de la professionIl compare le montant appelé par la CRPCEN aux bases du mois et relève tout écart dû à une entrée, une sortie ou un changement de coefficient d'un clerc.
Préparer le virement des salaires depuis le bon compteIl monte le fichier de virement sur le compte de l'office et vérifie qu'aucun compte de dépôt des fonds de tiers n'est désigné comme compte débité.
Suivre les primes liées à l'activité des clercsQuand l'étude verse une prime liée au nombre d'actes ou de dossiers traités, il en vérifie la base avec le tableau de production et la provisionne mois par mois.
Tenir les provisions de congés et de treizième moisIl actualise chaque mois les provisions de congés payés et de gratification annuelle, pour que la clôture de l'office ne découvre pas une charge sociale oubliée.
Signaler les écarts au prestataire de paieIl rédige au prestataire la question précise sur l'écart constaté, avec le salarié, la rubrique et le montant, pour une réponse avant la date d'exigibilité des cotisations.

Sur le terrain

Une cotisation qui ne correspond plus

L'appel de la caisse de retraite de la profession dépasse la base attendue. L'agent retrouve la cause : une formaliste est passée à temps plein au début du mois et le prestataire a bien changé son bulletin, mais la déclaration a pris l'ancienne quotité pour la part prévoyance. Il prépare le courriel au prestataire avec les deux bases, et le comptable valide la correction avant l'échéance.

Une prime de production à justifier

Un clerc rédacteur conteste sa prime trimestrielle, calculée sur le nombre d'actes reçus. L'agent reprend la liste des dossiers où il est désigné rédacteur, constate qu'un acte authentique de vente signé en fin de trimestre a été rattaché à un collègue qui avait seulement suivi la minute en signature. Il présente les deux listes au notaire, qui tranche, et prépare l'écriture de régularisation sur le mois suivant.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Minute: L'original de l'acte conservé par l'étude ; il ne sort jamais, et ce sont des copies qui circulent.

Son métier de départ : Assistant paie. Toute l'activité : Notariat.