Dans une étude, chaque clerc finit par avoir sa liste des pièces pour une vente, sa note sur les frais, son guide de la succession, tous un peu différents. Le client reçoit deux versions dans le même dossier, et l'une cite une règle qui a changé. L'assistant tient le fonds documentaire de l'étude, retire les anciennes versions, répercute les changements de fiscalité et fait valider chaque document par un notaire avant diffusion.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Tenir l'index des documents remis aux clientsIl maintient une liste unique des documents de l'étude, avec leur date de mise à jour, l'acte auquel ils servent et le notaire qui les a validés.
Faire disparaître les anciennes listes de piècesQuand une liste change, il retire l'ancienne des modèles du logiciel et des dossiers partagés, et prévient les clercs qu'elle n'est plus à utiliser.
Répercuter un changement de fiscalitéQuand les droits de mutation ou la taxe de publicité foncière évoluent, il repère tous les documents qui en parlent et les soumet au notaire pour correction.
Contrôler les exemples chiffrésIl vérifie que chaque exemple de décompte donné dans une fiche correspond à un calcul refait, et retire ceux que personne ne sait plus justifier.
Expliquer ce qui se passe après la signatureIl rédige avec un clerc une fiche qui décrit la publicité foncière, la remise de la copie de l'acte et le solde du compte, pour les questions qui suivent toute vente.
Combler les documents qui manquentÀ partir des questions répétées à l'accueil, il propose aux associés les fiches qui manqueraient, par exemple sur le versement des fonds de tiers en fin de dossier.

Sur le terrain

Deux listes de pièces dans un même dossier

Un vendeur reçoit deux listes de pièces différentes pour sa vente, l'une jointe par le clerc, l'autre téléchargée sur le site de l'étude. Il ne sait plus quoi fournir. L'assistant compare les deux, constate que celle du site date de plusieurs années, la retire et la remplace par la version validée. Il écrit au vendeur, après relecture du clerc, en joignant la seule liste qui compte.

Un guide qui parle encore du courrier

L'étude a ouvert un espace client en ligne pour déposer les pièces, mais le guide de la succession remis aux familles demande toujours de tout envoyer par la poste. Des héritiers postent des originaux qu'ils auraient pu simplement déposer en ligne. L'assistant réécrit la page concernée avec un clerc, la fait valider par le notaire et retire l'ancienne version des modèles, en gardant l'envoi postal pour ceux qui le préfèrent.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Taxe de publicité foncière: Les droits collectés pour le compte de l'État lors de la vente, à reverser dans les délais.
Publicité foncière: La formalité qui rend l'acte opposable aux tiers ; sans elle, la vente n'est pas complète.
Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.

Son métier de départ : Assistant documentation commerciale. Toute l'activité : Notariat.