Une étude notariale reçoit des factures de natures très différentes : l'éditeur du logiciel de rédaction, le prestataire d'archivage du minutier, les géomètres, les généalogistes, les copies délivrées par les administrations. Certaines doivent être payées par l'office, d'autres sont des frais avancés pour un dossier et finissent dans le décompte du client. Une facture mal rangée fausse à la fois la comptabilité de l'étude et le compte d'un client.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Contrôler les factures de prestataires de dossierPour un géomètre ou un diagnostiqueur mandaté par l'étude, il vérifie que la facture porte la référence du dossier et que la prestation correspond à la commande passée au moment des formalités préalables.
Vérifier les factures d'archivage et de conservationIl rapproche la facture du prestataire qui conserve les minutes anciennes du volume de boîtes et du tarif du contrat, et relève toute ligne de transport ou de consultation non commandée.
Refuser qu'une facture d'office soit payée par un clientIl écarte toute tentative de régler une dépense de l'étude depuis les fonds de tiers et renvoie la facture au circuit de l'office, en nommant la règle qui l'interdit.
Suivre les factures de généalogisteIl vérifie que la note du généalogiste successoral correspond au contrat de révélation signé par les héritiers et prépare la question au notaire quand le montant ne colle pas.
Contrôler les abonnements logiciels de l'étudeIl compare la facture de l'éditeur, Genapi ou Kivia par exemple, au nombre de postes réellement ouverts et signale les licences de clercs partis toujours facturées.
Réclamer la facture rectifiée au bon destinataireQuand une facture est libellée au nom de l'étude alors qu'elle concerne un dossier, ou l'inverse, il prépare le courriel de demande de rectification à valider par le comptable.

Sur le terrain

Un bornage facturé deux fois

Le géomètre adresse deux factures pour le même lot, l'une au nom de l'étude, l'autre au nom du vendeur. L'agent retrouve le bon de commande dans le dossier et constate qu'un seul bornage a été réalisé avant la vente. Il prépare un courriel demandant l'annulation de la facture adressée à l'étude, et laisse la seconde suivre son circuit pour figurer au décompte avant la publicité foncière.

Des postes facturés pour des clercs partis

La facture annuelle du logiciel de rédaction compte quatorze utilisateurs. L'agent croise avec la liste des comptes actifs : deux clercs ont quitté l'étude au printemps et leurs accès n'ont jamais été fermés. Il chiffre l'écart, propose au notaire gérant d'en demander le remboursement au prorata, et signale au responsable informatique les deux comptes à clôturer.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.
Minute: L'original de l'acte conservé par l'étude ; il ne sort jamais, et ce sont des copies qui circulent.
Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
Publicité foncière: La formalité qui rend l'acte opposable aux tiers ; sans elle, la vente n'est pas complète.

Son métier de départ : Agent de contrôle des factures. Toute l'activité : Notariat.