Une étude reçoit chaque début d'année des courriers d'éditeurs et de prestataires annonçant une révision tarifaire. Ils passent souvent sans examen, faute de temps entre deux signatures. Pourtant une hausse peut excéder ce que prévoit la clause de révision, s'appliquer à des postes inutilisés ou partir d'un tarif de base déjà faux. L'analyste reprend chaque hausse, la confronte au contrat et à l'usage réel, et prépare la réponse.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Distinguer ce qui compose chaque facture annuellePour le logiciel où se prépare chaque acte authentique, il sépare licences par poste, modules dont celui de comptabilité des fonds de tiers, hébergement, maintenance et formation, afin de voir quelle ligne augmente vraiment et sur quelle base.
Comparer la hausse à la clause de révisionIl lit la clause du contrat, l'indice qu'elle cite, comme l'indice Syntec pour un service informatique, et la date de référence, puis recalcule la hausse permise et l'écart avec celle annoncée.
Vérifier préavis et date d'effetIl contrôle que le prestataire a respecté le délai de prévenance prévu et que la hausse ne s'applique pas rétroactivement à des mois déjà facturés, ce qui arrive plus souvent qu'on ne le croit.
Rapprocher les postes facturés des postes utilisésIl compare le nombre de licences facturées au nombre de clercs, notaires et formalistes réellement en poste, en tenant compte des départs et des stagiaires, et signale les postes payés pour rien.
Situer le prix par rapport aux autres offresIl rapproche le tarif révisé des prix relevés lors des consultations récentes et de ce que lui indiquent des études comparables, pour savoir si la hausse rend l'offre hors marché.
Préparer la réponse argumentéeIl rédige pour le notaire un projet de courrier qui conteste ou accepte la hausse en citant la clause, l'indice et les chiffres, à valider et signer par le notaire avant envoi.

Sur le terrain

Une hausse de 9 % sur un contrat indexé

L'éditeur d'un module de gestion des formalités de publicité foncière annonce une hausse de 9 %. Le contrat prévoit une révision sur l'indice Syntec, dont la variation sur la période de référence est nettement plus faible. L'assistant recalcule le montant permis, joint le texte de la clause et prépare un courrier de contestation. Le notaire le signe, et l'éditeur ramène la hausse au niveau contractuel.

Quatorze licences pour onze personnes

La facture annuelle du logiciel compte quatorze licences. L'assistant rapproche cette liste de l'effectif : deux clercs partis l'an dernier et un poste de stagiaire terminé y figurent encore. Il demande à l'éditeur de retirer les trois licences et de régulariser les mois facturés depuis les départs. Le notaire valide le courriel, et l'avoir arrive le mois suivant.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
Publicité foncière: La formalité qui rend l'acte opposable aux tiers ; sans elle, la vente n'est pas complète.

Son métier de départ : Analyste prix. Toute l'activité : Notariat.