Un marchand de biens pressé, une SCI montée la veille, un promoteur inconnu de la place : l'étude doit savoir à qui elle a affaire avant d'accepter un dossier. Le notaire est tenu à des obligations de vigilance, l'identité des bénéficiaires effectifs et l'origine des fonds se vérifient, et certains dossiers dépassent ce que l'office sait traiter. L'agent réunit ces éléments en une fiche, dit ce qu'il n'a pas pu vérifier et laisse la décision au notaire.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Chercher si la société est déjà connue de l'officeIl cherche dans le logiciel de l'étude si la société, ses dirigeants ou ses associés apparaissent déjà dans un dossier, une minute ou un litige, et le signale avant toute autre recherche.
Contrôler l'existence légale et les dirigeantsIl vérifie sur les registres publics l'immatriculation, l'adresse du siège, la date de création, le capital et les dirigeants en fonction, et rapproche ces éléments de ce que la société a déclaré à l'étude.
Remonter jusqu'aux bénéficiaires effectifsIl reconstitue la chaîne des associés jusqu'aux personnes physiques qui détiennent ou contrôlent la société, pour que le notaire puisse appliquer ses obligations de vigilance.
Relever les publications qui doivent alerterIl cherche dans les annonces légales une procédure collective, un changement de dirigeant très récent ou une succession de transferts de siège, et les note sans les interpréter.
Dire si l'office sait traiter le dossierIl compare la demande à ce que l'étude pratique : une vente d'immeuble de rapport, une cession de fonds, un apport en société ou une opération plus lourde qu'il faudrait orienter vers un confrère.
Lister ce qui reste à obtenir du clientIl écrit noir sur blanc ce qu'il n'a pas pu vérifier, l'origine des fonds annoncés, un associé étranger introuvable, et les pièces à demander avant que le notaire n'accepte le dossier.

Sur le terrain

Un marchand de biens qui veut aller vite

Une société créée il y a deux mois demande à l'étude d'acquérir trois appartements en un seul acte authentique, avec un paiement comptant. L'agent constate que son unique associé est une société étrangère dont il ne trouve pas les détenteurs, et que le dirigeant a déjà été à la tête de deux sociétés liquidées. Il remet sa fiche au notaire en précisant ce qui manque. Le notaire demande les justificatifs de l'origine des fonds avant tout versement sur le compte des fonds de tiers.

Une demande hors du champ de l'office

Une entreprise industrielle sollicite l'étude, notariat rural de trois notaires, pour une restructuration de groupe avec apports croisés. L'agent vérifie la société, puis note que l'office n'a jamais reçu ce type d'opération. Il le signale au notaire, qui, au titre de son devoir de conseil, oriente l'entreprise vers un confrère spécialisé et garde la vente des terrains qui relevait de sa pratique.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Devoir de conseil: L'obligation d'éclairer toutes les parties sur la portée de l'acte, y compris celle qui ne paie pas.

Son métier de départ : Agent de qualification B2B. Toute l'activité : Notariat.