Une imprimerie reçoit chaque jour des appels, des fichiers par courriel, des visites de clients qui déposent une clé USB ou viennent chercher leur commande. Le secrétaire oriente chaque demande vers la bonne personne, classe les documents qui engagent l'atelier et tient les dossiers en ordre.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Orienter les demandes entrantesIl trie les appels et les courriels : demande de devis vers le commercial, question technique sur un fichier vers le prépresse, suivi d'un travail vers le chargé de clientèle.
Accueillir les clients au comptoirIl reçoit les clients qui déposent des fichiers ou retirent une commande, vérifie leur identité et fait signer le bon de remise avec la quantité retirée.
Classer les BAT signés et les bons de livraisonIl classe dans le dossier de chaque travail le BAT signé et le bon de livraison, les deux pièces qu'on recherche en cas de contestation.
Tenir le courrier et les colisIl enregistre les arrivées de papier, d'échantillons et de colis des façonniers, et prévient la personne concernée dans l'atelier.
Préparer les dossiers clientsIl crée la fiche des nouveaux clients dans le MIS avec les coordonnées de facturation et de livraison, et demande les informations manquantes.
Gérer l'agenda des visites d'atelierIl planifie les visites de clients venant assister au calage ou valider une couleur, en accord avec le chef d'atelier.

Sur le terrain

Un client qui vient chercher sa commande

Un client se présente pour retirer 3 000 brochures. Le secrétaire vérifie dans le MIS que le travail est terminé, prévient l'expédition, compte les cartons avec le client et lui fait signer le bon de remise. Il classe le bon signé dans le dossier du travail, à côté du BAT, et prévient la facturation.

Un fichier envoyé à la mauvaise adresse

Un client a envoyé ses fichiers corrigés à l'adresse générale de l'imprimerie, alors que le prépresse attend la dernière version pour le BAT de l'après-midi. Le secrétaire identifie le travail concerné, transfère le courriel à l'opérateur prépresse et confirme au client que ses fichiers sont bien arrivés.

Les mots qu'il emploie chaque jour

BAT: Le bon à tirer : l'épreuve que le client signe et qui arrête tout, texte comme couleur, avant lancement machine.
MIS: Le logiciel de gestion de l'imprimerie (Masterprint, Cadratin, GamSys…) : il chiffre le devis, lance l'ordre de fabrication et crée le premier JDF.
Calage: Le réglage de la machine avant tirage, qui consomme du papier et du temps ; il se facture, tirage court ou long.

Son métier de départ : Secrétaire administratif. Toute l'activité : Imprimerie offset et numérique.