Quand une imprimerie appartient à un groupe qui réunit plusieurs sites, offset, numérique ou grand format, la remontée mensuelle ne se limite pas à la balance. Le groupe veut aussi les heures machine produites, la gâche et la part sous-traitée, et il veut que les travaux échangés entre sites s'annulent exactement. Le reporting financier tient ce calendrier serré, souvent au moment où l'atelier tourne à plein sur les catalogues de fin d'année.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Passer le plan comptable de l'imprimerie à celui du groupeIl tient la table de correspondance entre les comptes locaux (papier, encres, plaques, façonnage externe) et les rubriques du groupe, et signale tout compte nouveau qui n'y figure pas.
Rapprocher les travaux échangés entre sitesQuand le site offset imprime pour le site numérique ou sous-traite un façonnage à une société sœur, il vérifie que la facture de l'un est bien la charge de l'autre, au même montant.
Joindre les indicateurs d'atelier à la liasseIl extrait du MIS les heures machine, le nombre de travaux et la gâche du mois, et contrôle qu'ils sont cohérents avec le chiffre d'affaires déclaré.
Documenter les retraitements de fin de moisIl écrit pour chaque retraitement (travaux en cours, factures à établir sur livraisons non facturées, papier reçu non facturé) le calcul et sa source.
Prévenir le groupe des écarts avant l'envoiIl rédige la note qui explique au contrôle de gestion du groupe pourquoi un mois s'écarte du budget, par exemple un report de catalogue ou une hausse du prix du papier.
Garder la trace de chaque version envoyéeIl archive chaque liasse transmise avec sa date, ses corrections et le nom de qui l'a validée, pour pouvoir répondre aux questions du groupe plusieurs mois après.

Sur le terrain

Une impression partagée entre deux sites

En octobre, un site du groupe a regroupé en amalgame des travaux de deux filiales sur la même feuille pour partager le calage. La refacturation interne n'a été enregistrée que d'un côté. Le reporting financier voit l'écart au rapprochement des comptes réciproques, retrouve le dossier dans le MIS et demande à l'autre site de passer la facture avant la clôture, ce qui évite un retraitement manuel au niveau du groupe.

Des livraisons non facturées en fin de mois

Le dernier jour d'octobre, une vingtaine de travaux sont partis chez les clients sans facture, car le service attend les bons de livraison signés. Le reporting financier liste ces dossiers depuis le MIS, calcule les factures à établir sur la quantité livrée et joint la liste à la liasse, pour que le chiffre d'affaires du mois ne glisse pas sur novembre.

Les mots qu'il emploie chaque jour

MIS: Le logiciel de gestion de l'imprimerie (Masterprint, Cadratin, GamSys…) : il chiffre le devis, lance l'ordre de fabrication et crée le premier JDF.
Amalgame: Le regroupement de plusieurs travaux de même papier et mêmes encres sur une feuille machine pour partager le calage (tilia Phoenix, ePS Metrix).
Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : coupe, pliage, rainage, piqûre, dos carré collé ; souvent le vrai délai du travail.

Son métier de départ : Reporting financier. Toute l'activité : Imprimerie offset et numérique.