Une commande de papier d'imprimerie est plus technique qu'elle n'en a l'air : format machine choisi selon l'imposition, grammage, sens des fibres, quantité nette plus passe, date de livraison calée sur le calage. Quand elle est passée au téléphone par un commercial pressé, elle arrive au prix catalogue alors qu'un accord annuel existe, ou dans un format qui oblige à recouper. Le gestionnaire la rédige à partir de la fiche de travail.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Vérifier l'accord papier en vigueurAvant chaque commande, il regarde si la gamme demandée figure dans l'accord annuel avec un distributeur, à quel prix et à quel palier de remise, et oriente la commande vers lui.
Rédiger la commande depuis la fiche de travailIl reprend dans le MIS le format machine issu de l'imposition, le grammage, le sens des fibres et la quantité nette, puis ajoute la passe prévue au devis.
Relire chaque ligne avant envoiIl compare référence, prix unitaire, unité de facturation et date de livraison à l'accord et au planning, et corrige une ligne en kilos là où l'accord fixe un prix au mille feuilles.
Respecter les plafonds d'engagementIl vérifie que la personne qui demande peut engager ce montant, et transmet au gérant les commandes de papier ou de sous-traitance qui le dépassent.
Repérer les commandes coupées en morceauxIl signale quand un même travail donne lieu à plusieurs petites commandes successives, qui passent sous un seuil de validation ou font perdre un palier de prix.
Reporter le changement de tirage du clientQuand le client modifie la quantité ou le papier après la commande, il prépare l'avenant chez le fournisseur et met à jour le dossier pour éviter un surplus ou un manque.

Sur le terrain

Un catalogue commandé au prix catalogue

Un commercial avait commandé directement le papier d'un catalogue de 15 000 exemplaires chez un distributeur hors accord. Le gestionnaire a vu que la même gamme figurait dans l'accord annuel d'un autre distributeur à un prix inférieur. La livraison n'étant prévue que dans dix jours, il a proposé d'annuler et de recommander dans l'accord, ce que le gérant a validé.

Le format machine changé par l'imposition

Le prépresse avait revu l'imposition d'une brochure pour passer en seize pages par feuille, ce qui changeait le format machine. La commande de papier, déjà préparée, portait l'ancien format. Le gestionnaire l'a rapproché du nouveau plan, recalculé la quantité de feuilles avec la passe, et modifié la commande avant qu'elle parte chez le distributeur.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Imposition: Le placement des pages sur la feuille pour que le pliage les remette dans l'ordre ; une erreur ici ruine le tirage.
Grammage: Le poids du papier au mètre carré, qui décide du rendu, du pliage, du port et d'une partie du prix.
Passe: Le papier gâché au calage et aux réglages, prévu au devis sous forme de pourcentage et jamais nul.
MIS: Le logiciel de gestion de l'imprimerie (Masterprint, Cadratin, GamSys…) : il chiffre le devis, lance l'ordre de fabrication et crée le premier JDF.

Son métier de départ : Gestionnaire des commandes d'achat. Toute l'activité : Imprimerie offset et numérique.